Một số vấn đề nghiệp vụ khi dùng eDoc

1. Muốn tìm tài liệu hướng dẫn sử dụng eDoc thì tìm ở đâu?

- Hiện nay, tài liệu HDSD cho người dùng eDoc được đặt sẵn trên giao diện của phần mềm eDoc, tất cả người dùng đều có thể xem được tài liệu ở mục “Hướng dẫn sử dụng” hoặc truy cập đường link: https://helpedoc.smas.edu.vn

- Tài liệu cho dịch vụ eDoc được xây dựng theo đối tượng người dùng, bao gồm các dạng: html, video, file PDF.

2. Trên SMAS, hiện đã có những sổ nào được trình ký thẳng sang eDoc?

- Hiện tại, có các loại sổ sau có thể trình ký trực tiếp từ SMAS sang eDoc: Sổ đăng bộ, Sổ chủ nhiệm, Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (theo lớp học), Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (theo giáo viên), Bảng tổng hợp kết quả đánh giá, Lịch báo giảng, Sổ kế hoạch chuyên môn, Sổ đầu bài, Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (VNEN).

- Hướng dẫn trình ký các loại Sổ này như trong video sau: https://www.youtube.com/watch?v=-EXVpgvj0RQ

3. Ảnh chữ ký trên SMAS có đồng bộ sang eDoc được không?

- eDoc kế thừa một số dữ liệu từ SMAS, trong đó có ảnh chữ ký của người dùng SMAS.

- Trên eDoc, người dùng có 3 loại chữ ký:

+ Chữ ký thông thường: Dung để ký chính

+ Chữ ký nháy: Dùng để ký nháy

+ Chữ ký có con dấu đi kèm: Dùng khi lãnh đạo cơ quan/đơn vị ký duyệt

- Để lấy chữ ký đang có trên SMAS, đẩy sang eDoc, admin đơn vị thực hiện click vào nút “Đồng bộ dữ liệu” ở trên trang chủ của SMAS.

4. Có giới hạn dung lượng file được tải lên eDoc để trình ký không?

- Hiện tại, giới hạn dung lượng File trình ký trên eDoc là không quá 10MB. Trong quá trình triển khai ở hơn 1000 trường trên khắp toàn quốc thì chưa có trường hợp nào phản ánh bị vướng bởi giới hạn này.

- Tương lai, nếu có những loại hồ sở mà dung lượng File của nó được khách hàng phản ánh là lớn hơn 10MB thì sẽ tính đến điều chỉnh giới hạn này.

5. eDoc có cho trình ký nhiều file cùng một lúc trên cùng một loại sổ hay không?

- Hiện tại, eDoc chưa cho trình ký nhiều file cùng một lúc trên cùng một loại sổ.

6. Dạng file tải xuống từ eDoc là file gì?

File tải xuống từ eDoc có 2 dạng:

- Nếu file trình ký trên eDoc là file định dạng “.pdf” thì file tải xuống từ eDoc cũng cùng định dạng. Trong đó thì:

+ Nếu 100% chữ ký dùng trên file đó là chữ ký điện tử thì khi tải xuống, file cũng chứa ảnh chữ ký (nếu người ký có gán ảnh).

+ Nếu trong file đó có cả chữ ký số thì khi file tải xuống cũng chứa đầy đủ thông tin chữ ký số, như các file văn bản điện tử mà Nhà nước đang áp dụng.

- Nếu file được ký trên eDoc là các định đạng khác thì không ký được bằng chữ ký số, cũng không gán được ảnh chữ ký và khi tải xuống nó vẫn giữ nguyên định dạng và nội dung như khi được trình ký.

7. Trên eDoc, File Sổ đã được ký duyệt rồi thì có hủy được không?

- Hiện tại, eDoc đang cho duy nhất người trình ký được hủy sổ đã trình ký xong.

- Người trình ký là người duy nhất có quyền làm việc này nhưng họ phải chịu trách nhiệm trực tiếp về việc hoàn thành trình ký Sổ. Nếu họ hủy sổ đã ký thì nghĩa là tự hủy đi kết quả thực hiện của họ, công việc đó của họ coi như chưa thực hiện.

8. Việc khai báo “Danh mục sổ” có ý nghĩa quan trọng như thế nào?

- Đây là một việc đặc biệt quan trọng. Nó không phải là việc đặt tên cho một cái Sổ điện tử trên phần mềm eDoc mà là việc thiết lập một tập hợp các quy định đối với Sổ đó trong một quy trình thống nhất áp dụng cho phạm vi quản lý.

- Nếu không thực hiện việc này thì không có gì để dùng trên eDoc cả. Do đó, việc này cần phải thực hiện trước khi dùng.

- Nếu việc thiết lập quy trình, lồng ghép các quy định này được thực hiện đúng thì việc triển khai phía sau (trình ký, ký duyệt, kiểm tra, lấy báo cáo,…) sẽ rất nhàn và hiệu quả. Ngược lại thì sẽ có thể gây ra nhiều phiền hà trong quá trình thực hiện phía sau đó.

9. Nguyên tắc nào đặc biệt quan trọng, cần nhớ khi thực hiện khai báo “Danh mục sổ” trên eDoc trước khi triển khai đưa vào sử dụng?

- Thứ nhất: Triển khai công việc khai báo Danh mục Sổ từ trên xuống dưới. Bởi vì:

+ Sổ do cấp Sở khai báo thì cả cấp Sở, cả cấp Phòng và cả cấp Trường đều thấy, đều quản lý, đều sử dụng, đều khai thác được sổ đó.

+ Sổ do cấp Phòng khai báo thì chỉ có cấp Phòng và cấp Trường thấy, quản lý, sử dụng, khai thác được sổ đó. Cấp Sở thì không

+ Sổ do cấp Trường khai báo thì có thể cho cấp Phòng và cấp Sở nhìn thấy được hoặc không là tùy quyết định của nhà trường. Nhưng cùng một nội dung mà để các trường cùng thực hiện thì kết quả mỗi trường sẽ khác nhau, vừa lâu, vừa không đồng nhất, vừa rất khó quản lý và khai thác cho cấp Phòng và cấp Sở.

- Thứ hai: Đây là việc của cấp quản lý, nó mang tầm nhìn quản lý, ý chí quản lý, mong muốn quản lý của nhà quản lý. Do đó, trong các nhà trường, việc này tốt nhất phải do chính bản thân Hiệu trưởng thực hiện.

10. Danh mục Sổ đã khai báo trong năm học trước thì năm học sau có kế thừa được để đỡ phải khai lại không?

- Tính năng này đã được quy hoạch ngay từ đầu khi xây dựng phần mềm eDoc.

- Hiện tại, chưa có bất cứ trường nào cần dùng nhiều đến tính năng này và phải nhiều tháng nữa mới cần dùng đến.

- Trước khi vào năm học mới 2023-2024, eDoc dự kiến sẽ đảm bảo tính năng này cho khách hàng sử dụng.

11. Khi vào phần Sổ trình ký, người trình không thấy có nút “Thêm mới” sổ để thực hiện là do đâu?

- Nguyên nhân: Do khi khai báo Danh mục Sổ, trong bước số 1, người khai báo đã chọn tham số “Loại áp dụng” không phù hợp thực tế, không chứa nhóm người dùng đang thao tác trình ký sổ.

- Cách khắc phục: Khai lại thuộc tính của Sổ đó cho đúng sau đó thực hiện phân quyền lại cho nhóm người dùng (tránh bị sót).

12. Khi vào phần Sổ ký duyệt để ký duyệt sổ, người ký không nhìn thấy sổ để ký là do đâu?

Hiện tượng này do một số nguyên nhân chính như sau:

- Nguyên nhân 1: Do admin chưa phân quyền ký duyệt sổ đó cho nhóm người dùng mà nhóm đó có chứa người đang cần ký duyệt.

- Nguyên nhân 2: Do người ký duyệt đang tìm sổ cần ký chưa đúng cách, chưa đúng chỗ.

- Nguyên nhân 3: Do người cần ký trước đó còn chưa ký xong nên chưa đến lượt mình được ký, theo đó mà chưa được nhìn thấy.

13. Muốn xem được chi tiết nội dung File Sổ trên eDoc thì người dùng đó cần được phân quyền gì, cụ thể làm như thế nào?

- Quyền xem nội dung sổ chia ra ba nhóm:

+ Nhóm 1: Được xem khi thực hiện trình ký Sổ

+ Nhóm 2: Được xem khi thực hiện ký duyệt Sổ

+ Nhóm 3: Được xem sau khi Sổ đã được ký duyệt xong hoàn toàn

- Trong phạm vi câu hỏi này, chúng ta chỉ đề cập đến Nhóm 3. Như vậy, câu trả lời là:

+ Người dùng thuộc nhóm người dùng nào thì admin của đơn vị đó phải phân quyền được “Xem” sổ cho nhóm người dùng đó ở mục “Tra cứu sổ”

+ Sổ nào muốn cho xem nội dung File Sổ thì admin phân quyền “Xem” sổ đó cho nhóm người dùng.

+ Admin thực hiện vào mục “Cấu hình” => “Nhóm người dùng” => Chọn nhóm người dùng muốn phân quyền rồi chọn biểu tượng “PHÂN QUYỀN” => Chọn mục “Tra cứu sổ” => Tìm tên Sổ muốn cho người dùng “Xem” nội dung File Sổ rồi tích chọn vào ô đầu tiên bên tay phải tên Sổ (ô ở cột “HIỂN THỊ”).

- Ứng dụng tính năng này vào các mục tiêu như:

+ Truyền thông nội bộ:

· Muốn những ai được “Xem” thông tin trong File Sổ thì gán quyền cho nhóm chứa những người đó. Ngoài 7 nhóm đang có sẵn trên eDoc thì tự do tạo thêm nhóm mới.

· Ngoài các Sổ chuyên môn thì còn ứng dụng vào việc chia sẻ các loại tài liệu dùng chung mà nội dung tài liệu này do cán bộ quản lý nhà trường trực tiếp phê duyệt cho công bố.

+ Kiểm tra từ xa: Cấp trên tự kiểm tra Sổ của cấp dưới mà không bắt cấp dưới phải gác việc chuyên môn lại để phục vụ công tác kiểm tra như khi kiểm tra sổ giấy. Gồm có:

· Sở/Phòng kiểm tra các Trường/Trung tâm GDTX

· Cán bộ quản lý Nhà trường/Trung tâm GDTX kiểm tra cấp dưới

· Tổ trưởng chuyên môn của Nhà trường/Trung tâm GDTX kiểm tra giáo viên

· Bản thân mỗi nhân viên, giáo viên, tổ phó, tổ trưởng, cán bộ quản lý Nhà trường/Trung tâm GDTX tự kiểm tra sổ của mình.

14. Hiệu trưởng/Hiệu phó muốn biết chính xác giáo viên nào chưa hoàn thành nộp Sổ thì làm thế nào?

- Hiệu trưởng sử dụng tính năng lấy báo cáo trên eDoc là được. Nhưng trước đó thì phải có 2 điều kiện: Một là Nhà trường phải dùng gói cước nâng cao (EDOC2, EDOC4, EDOC6, EDOC8), hai là admin đơn vị phải phân quyền mục “Tra cứu sổ” cho nhóm “Cán bộ quản lý trường”

- Hướng dẫn lấy báo cáo như video sau: https://www.youtube.com/watch?v=WOoEDcScaa4

15. Hiệu trưởng muốn khống chế thời gian hoàn thành Sổ với cấp dưới thì làm thế nào?

- Phạm vi khống chế: Chỉ thực hiện được với các Sổ cấp trường (Sổ do nhà trường khai báo)

- Cách khống chế: Sử dụng tính năng giới hạn thời gian nộp sổ trên eDoc

- Hướng dẫn thao tác: Vào mục “Danh mục sổ” => Chọn sổ muốn thực hiện => Click vào hình bánh xe ở cột “THAO TÁC” => Chọn mục “Quản lý sổ” => Bỏ dấu tích ở ô “Không giới hạn thời gian nộp sổ” đi => Thiết lập thời gian hoàn thành mà mình đang mong muốn => chọn “Cập nhật” là xong.

Ghi chú: Nếu muốn sửa lại thời gian thì cũng làm tương tự.

16. Nhà trường muốn đưa tất cả các Sổ giấy đã ký trước khi dùng eDoc lên quản lý toàn diện trên eDoc thì làm thế nào?

- Tình huống: Nhà trường không dùng eDoc ngay từ đầu năm học mà đang trong năm học mới bắt đầu chính thức dùng eDoc.

- Cách làm với các sổ giấy đã được ký duyệt trước khi dùng eDoc:

+ Scan sổ đó thành File có dạng PDF

+ Nếu sổ đó bị giới hạn thời gian nộp sổ thì phải thực hiện cấu hình lại để không bị giới hạn thời gian nộp sổ sổ rồi mới thực hiện tiếp. Cách thực hiện cấu hình: Vào mục “Danh mục sổ” => Chọn sổ muốn thực hiện => Click vào hình bánh xe ở cột “THAO TÁC” => Chọn mục “Quản lý sổ” => Tích chọn vào ô “Không giới hạn thời gian nộp sổ” => chọn “Cập nhật” là xong. Nếu không thì bỏ qua bước này.

+ Thực hiện trình ký và ký duyệt File Sổ trên eDoc và chỉ cần dùng chữ ký điện tử mà không cần dùng chữ ký số vì Sổ đó đã được ký tươi trên giấy, đảm bảo giá trị sử dụng rồi.

Làm như thế này thì công tác quản lý, thanh kiểm tra,…sẽ rất nhàn.

17. Muốn tìm sổ mẫu để dùng trên eDoc thì tìm ở đâu?

- Trên eDoc, hiện có 2 kho sổ mẫu:

+ Sổ mẫu trong thư viện mẫu: Đường dẫn tìm đến thư viện sổ mẫu hiện là vào mục “Danh mục sổ” => chọn “Thêm mới” => chọn “Tạo từ thư viện” => chọn “Bắt đầu tạo sổ” => Chọn mẫu sổ phù hợp rồi chọn “Thêm sổ mới”

+ Sổ đang dùng: Đường dẫn là vào mục “Danh mục sổ” => chọn “Thêm mới” => chọn “Sao chép từ danh mục sổ khác” => chọn sổ cần sao chép trong “Danh mục sổ” => nhập tên sổ mới vào ô “Tên sổ” rồi chọn “Thêm sổ mới”

- Cách tạo sổ từ thư viện sổ mẫu:

+ Chọn sổ từ thư viện mẫu: Hiệu trưởng hoặc admin nhà trường vào mục “Danh mục sổ” => chọn “Thêm mới” => chọn “Tạo từ thư viện” => chọn “Bắt đầu tạo sổ” => Chọn mẫu sổ phù hợp rồi chọn “Thêm sổ mới”

+ Tạo sổ dự thảo: Sau khi tạo ra bản thảo sổ muốn dùng, người dùng có thể chỉnh sửa lại các thông tin, tham số cho phù hợp bằng cách vào mục “Danh mục sổ” => chọn sổ mới lấy từ thư viện về rồi chọn hình bánh xe ở cột “Thao tác” => chọn tiếp mục “Cập nhật” trong đó để tiến hành chỉnh sửa thông tin. Chỉnh sửa xong thì chọn “Hoàn tất” để hoàn thành bản thảo.

+ Phê duyệt và ban hành mẫu sổ: Hiệu trưởng nhà trường vào mục “Danh mục sổ” => chọn sổ có trạng thái “Dự thảo” đang cần phê duyệt rồi chọn hình bánh xe ở cột “Thao tác” => chọn tiếp mục “Ký duyệt” => sau đó chọn tiếp “Ký duyệt”là xong.

Video hướng dẫn: Sẽ bổ sung sau khi hoàn thiện tính năng này

- Cách tạo sổ từ các sổ đang dùng:

+ Tình huống áp dụng: Kế thừa sổ đã dùng trong năm học trước sang năm học sau hoặc trong cùng 1 năm học, cần tạo ra nhiều sổ có tập tham số giống hệt nhau, chỉ khác nhu ở cái tên sổ (Ví dụ: Tạo ra các sổ sinh hoạt của các tổ chuyên môn)

+ Cách nhân bản sổ có sẵn: Hiệu trưởng vào mục “Danh mục sổ” => chọn “Thêm mới” => chọn “Sao chép từ danh mục sổ khác” => chọn sổ cần sao chép trong “Danh mục sổ” => nhập tên sổ mới vào ô “Tên sổ” rồi chọn “Thêm sổ mới”

Video hướng dẫn: Sẽ bổ sung sau khi hoàn thiện tính năng này