✅Sổ ký duyệt

Chức năng cho phép ký duyệt sổ

Danh sách mẩu sổ

Người dùng nhấn chọ menu chức năng “Sổ ký duyệt” hệ thống sẽ load lên tất cả các mẫu sổ được phân quyền để ký duyệt.

• Các mẫu sổ được gom nhóm theo cấp tạo mẫu sổ: Sổ cấp Sở, Sổ cấp Phòng, Sổ cấp trường.

• Danh sách sổ được lấy theo năm học.

Chi tiết một mẫu sổ cần ký

Nhấn chọn vào một sổ ở màn hình danh sách mẫu sổ để đi đến màn hình Chi tiết của một mẫu sổ cần ký.

Màn hình hiển thị tất cả các file sổ mà người dùng cần ký hoặc đã ký/đã từ chối. Người dùng có thể tìm kiếm và thao tác với từng file sổ đã nộp, tùy theo trạng thái hiện tại của file nộp sổ là gì thì sẽ được thực hiện các thao tác tương ứng.

Kiểm tra các thông tin trước khi ký duyệt

Nhấn chọn vào tên File ở cột File nộp để xem chi tiết nội dung trong file

Xem thông tin về những người đã ký trước đó hoặc danh sách người sẽ ký bằng cách chọn Xem chi tiết

Hệ thống sẽ load lên thông tin tất cả về file nộp bao gồm: Người nộp, danh sách người ký, trạng thái ký…

Chọn chèn chữ ký để thêm ảnh chữ ký hoặc kiểm tra lại việc chèn ảnh chữ ký của người trình ký có chính xác chưa? Chức năng này chỉ có với file nộp sổ có định dạng Pdf

Ký duyệt sổ

Sau khi kiểm tra và các thông tin đều đã chính xác, người dùng thực hiện ký duyệt bằng cách nhấn chọn vào nút . Hệ thống sẽ hiển thị xác nhận ký duyệt, tại màn hình này người dùng có thể nhập thêm nội dung ký duyệt nếu cần.

Với file định dạng Pdf thì sẽ hiển thị 2 phương pháp ký:

• Ký duyệt: thực hiện ký duyệt bình thường bằng tài khoản eDoc

• Ký số CA: sử dụng chữ ký số để thực hiện ký. Người dùng cần có CA để thực hiện ký

  • Hệ thống đáp ứng ký CA cho các loại:

    • USB token: áp dụng tất cả loại usb token CA đang có trên thị trường

    • Sim CA Viettel

    • Cloud CA Viettel

    • Smart CA Vnpt

• Người dùng chọn phương thức ký và nhấn ký số CA. Tùy loại CA khác nhau thì sẽ có những yêu cầu riêng khi ký:

  • USB token: cần phải thực hiện cài đặt plugin (tải phần mềm tại Tiện ích > Phần mềm hỗ trợ)

  • Sim CA Viettel: cần điền thông tin SĐT sim CA tại Thông tin cá nhân > Thông tin ký duyệt > Chữ ký số

  • Cloud CA Viettel: cần điền thông tin tài khoản Cloud CA tại Thông tin cá nhân > Thông tin ký duyệt > Chữ ký số

  • Smart CA Vnpt: cần đăng nhập tài khoản Smart CA Vnpt để lấy token trước khi thực hiện ký.

Với mẫu sổ mà quy trình ký bắt buộc ký CA thì khi ký chỉ hiển thị duy nhất 1 giá trị “Ký số CA”

Ký duyệt hàng loạt

Nếu người dùng có nhiều file cần ký trong cùng một sổ thì có thể sử dụng chức năng “ký duyệt hàng loạt”:

• Nhấn chọn button “Ký hàng loạt”
• Check chọn file cần ký, điền nội dung duyệt

• Nhấn chọn Ký hàng loạt để hoàn tất

Từ chối ký

Nếu người dùng kiểm tra thấy file nộp sổ chưa đúng thì thực hiện từ chối ký sổ.

Nhấn chọn vào nút , hệ thống sẽ hiện thị thông báo xác nhận từ chối và người dùng cần nhập lý do từ chối ký sổ, sau đó nhấn Xác nhận để hoàn tất chuyển trạng thái sổ sang “Từ chối ký sổ”

Người trình ký có thể xem lại lý do từ chối tại chức năng Xem chi tiết tại cột Trạng thái