Hướng dẫn TRÌNH KÝ một File sổ từ máy tính lên phần mềm eDoc

1. Đăng nhập vào phần mềm eDoc

Cách 1: Dùng lối tắt trên trình duyệt (Khuyến khích)

Cách tốt nhất là bạn click vào biểu tượng lối tắt đã lưu trên thanh dấu trang của trình duyệt Internet để vào thẳng phần mềm eDoc mà không cần nhập lại tên tài khoản hay mật khẩu.

[Hình ảnh: Thanh dấu trang của trình duyệt với lối tắt "Dùng eDoc"]

Cách 2: Từ trang chủ SMAS

Nếu bạn đang mở phần mềm SMAS, hãy quay ra trang chủ và click vào biểu tượng eDoc.

[Hình ảnh: Giao diện trang chủ SMAS với biểu tượng eDoc trong Hệ sinh thái giáo dục]

Cách 3: Đăng nhập thủ công

Nếu không có cả 2 cách trên, bạn hãy truy cập đường link https://edoc.smas.edu.vn vào trình duyệt, sau đó nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu để vào phần mềm.

[Hình ảnh: Giao diện đăng nhập của eDoc với các ô Tên đăng nhập và Mật khẩu]

2. Tìm Sổ cần dùng để thực hiện TRÌNH KÝ

Cách 1: Tìm trên trang chủ (Nhanh nhất)

Tìm Sổ cần dùng ngay trên trang chủ của eDoc, tại khu vực "Sổ trình ký đã nộp". Sau đó, click vào biểu tượng mũi tên để đi đến chi tiết.

[Hình ảnh: Khu vực "Sổ trình ký đã nộp" trên trang chủ eDoc]

Cách 2: Sử dụng thanh tìm kiếm

Nếu không thấy Sổ trên trang chủ (do bạn chưa dùng lần nào), hãy làm theo các bước sau:

1. Click vào menu SỔ TRÌNH KÝ.

2. Nhập một từ khóa trong tên Sổ vào ô tìm kiếm để tìm nhanh. Từ khóa càng cụ thể, kết quả tìm kiếm càng chính xác.

[Hình ảnh: Giao diện tìm kiếm Sổ trong mục "Sổ trình ký"]

Cách 3: Dò tìm thủ công

Bạn có thể lăn chuột để tìm kiếm trong danh sách. Đây là cách chậm và tốn sức nhất, không được khuyến khích.

3. Các bước thực hiện TRÌNH KÝ một File sổ lên eDoc

Bước 1: Thêm mới

Trên giao diện của Sổ đã chọn, click vào nút "+ Thêm mới" ở góc trên bên phải màn hình.

[Hình ảnh: Nút "+ Thêm mới" trên giao diện quản lý file của một Sổ]

Bước 2: Chọn "Kỳ nộp"

Tích chọn "Kỳ nộp" cho File sổ bạn đang muốn trình ký. Thông thường, nếu trình ký đúng tiến độ, hệ thống sẽ tự động chọn sẵn cho bạn.

[Hình ảnh: Cửa sổ "Thêm nộp sổ" với mục chọn "Kỳ nộp"]

Bước 3: Chọn các tham số bắt buộc khác (nếu có)

Một số Sổ sẽ yêu cầu các thông tin bổ sung như Khối, Lớp, Môn học. Bạn hãy tích chọn các giá trị phù hợp với File sổ đang trình ký.

Lưu ý: Đại đa số các Sổ sẽ không có các tham số này.

[Hình ảnh: Các ô chọn Khối, Lớp, Môn học]

Bước 4: Gắn Thẻ Tag

• Cách 1: Click chuột vào ô nhập thẻ, danh sách Thẻ Tag gợi ý sẽ hiện ra và bạn chỉ cần chọn thẻ phù hợp.

• Cách 2 (Nhanh hơn): Gõ trực tiếp tên Thẻ Tag vào ô, hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị thẻ tương ứng để bạn chọn.

[Hình ảnh: Giao diện chọn Thẻ Tag với các thẻ gợi ý như Tuần 1, Tuần 2,...]

Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy mục này thì bỏ qua và làm tiếp bước sau.

Bước 5: Nhập ghi chú (Không bắt buộc)

Click vào ô "Ghi chú" để nhập nội dung mô tả ngắn gọn cho File sổ. Việc này không bắt buộc nhưng rất hiệu quả để quản lý và tìm kiếm sau này.

[Hình ảnh: Ô nhập Ghi chú]

Bước 6: Tải File sổ lên eDoc

Click vào vùng "Đính kèm file", một cửa sổ sẽ hiện ra để bạn tìm đến file trên máy tính của mình. Chọn file cần trình ký và nhấn Open (hoặc nháy đúp chuột) để hệ thống tự động tải file lên.

[Hình ảnh: Khu vực "Đính kèm file" để tải tệp lên]

Bước 7: Bắt đầu trình ký

Sau khi đã tải file thành công, click vào nút "Thêm mới và trình ký".

[Hình ảnh: Nút "Thêm mới và trình ký"]

Bước 8: Chọn danh sách người ký duyệt

1. Để thêm người ký đầu tiên, click vào dấu "+".

2. Để thêm người ký thứ hai, thứ ba..., tiếp tục click vào dấu "+" cho mỗi người.

3. Tại mỗi dòng, click vào ô "Chọn họ tên" và gõ tên để tìm kiếm và chọn người ký duyệt cụ thể cho vị trí đó.

Lưu ý: Với mỗi một chữ ký trên file, bạn cần chèn một dòng tương ứng. Nếu một người ký nhiều lần với các vai trò khác nhau, họ sẽ xuất hiện ở nhiều dòng.

[Hình ảnh: Giao diện thêm và chọn danh sách người ký duyệt]

Bước 9: Chuyển sang giao diện chèn ảnh ký

Click vào nút "Chèn ảnh ký và văn bản" ở góc trên bên phải màn hình.

[Hình ảnh: Nút "Chèn ảnh ký và văn bản"]

Bước 10: Chèn ảnh chữ ký vào File

1. Ở cột bên phải, bạn sẽ thấy danh sách người ký và ảnh chữ ký tương ứng của họ.

2. Nhấn và giữ chuột trái vào ảnh chữ ký bạn muốn chèn.

3. Kéo rê ảnh chữ ký đến đúng vị trí trên văn bản rồi nhả chuột trái ra.

4. Bạn có thể điều chỉnh lại vị trí hoặc thay đổi kích thước ảnh chữ ký sau khi đã chèn.

5. Lặp lại thao tác cho đến khi chèn đủ tất cả các chữ ký cần thiết.

Lưu ý quan trọng:

• Nếu một người có nhiều vai trò (ví dụ: vừa là Hiệu trưởng, vừa là Giáo viên), cột bên phải sẽ hiển thị các vị trí tương ứng. Hãy đảm bảo bạn lấy ảnh chữ ký từ đúng vai trò.

• Nếu file không cần chèn ảnh ký (ví dụ: file đã ký sẵn, file tài liệu mẫu...), bạn có thể bỏ qua bước này.

[Hình ảnh: Giao diện chèn ảnh ký, kéo thả chữ ký từ cột phải vào văn bản bên trái]

Bước 11: Thực hiện TRÌNH KÝ

Sau khi đã chèn xong ảnh chữ ký, click vào nút "Trình ký" màu xanh ở góc trên bên phải. Một hộp thoại xác nhận sẽ hiện ra, bạn click tiếp vào nút "Ký duyệt số".

[Hình ảnh: Nút "Trình ký" và hộp thoại xác nhận ký duyệt]

Bước 12: Ký duyệt File sổ

• Nếu dùng chữ ký số (CA):

  1. Click vào mũi tên bên cạnh nút "Ký số CA" để chọn đúng loại chữ ký số bạn đang dùng (USB Token, Viettel MySign, Smart CA...).

  2. Click vào nút "Ký số CA" và thực hiện các bước xác thực theo yêu cầu của nhà cung cấp.

• Nếu không dùng chữ ký số:

  1. Click thẳng vào nút "Ký duyệt".

Hệ thống sẽ xử lý và hoàn tất quá trình trình ký cho file của bạn.

[Hình ảnh: Các tùy chọn ký duyệt, bao gồm "Ký số CA" và "Ký duyệt"]