Admin của Trường Mầm non
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Dành riêng cho vai trò admin của Cơ sở giáo dục ở cấp học Mầm non
1. Những nghiệp vụ mà vài trò admin cần nắm, cần làm
Dùng eDoc thì admin của Nhà trường chỉ cần nắm và làm 3 nghiệp vụ sau:
- Thứ nhất: Khai báo dữ liệu đầu vào để dùng eDoc, cấp tài khoản cá nhân cho người dùng trong toàn Trường
- Thứ hai: Tạo và up ảnh chữ ký mẫu của 100% nhân sự trong toàn Trường, ảnh con Dấu của Nhà trường lên eDoc
- Thứ ba: Khai báo chữ ký số của toàn Trường, chữ ký số của Nhà trường lên eDoc và phân công người đóng dấu
Ghi chú:
- Admin chỉ cần nắm các nghiệp vụ ở phần 2 bên dưới, không cần làm tất cả các nghiệp vụ khác
Ngoài phần khai báo mới, chỉ cần nắm thêm nghiệp vụ chỉnh sửa những dữ liệu được khai báo (thỉnh thoảng dùng đến)
2. Hướng dẫn chi tiết dành cho admin Nhà trường
2.1 Phần kiến thức cơ bản cần nắm
2.1.1 Đăng nhập vào phần mềm eDoc
2.1.1.1 Đăng nhập trực tiếp
- Mở phần mềm eDoc bằng đường link: https://edoc.edu.vn
- Copy tên đăng nhập, dán vào ô “Tên đăng nhập” để tránh khả năng sai tên tài khoản
- Copy mật khẩu, dán vào ô “Mật khẩu” để tránh khả năng sai mật khẩu
- Click nút “Đăng nhập bằng tài khoản eDoc” để mở phần mềm eDoc
2.1.1.2 Đăng nhập gián tiếp qua phần mềm SMAS (Áp dụng với Trường dùng phần mềm SMAS)
- Áp dụng: Trong lúc Thầy/Cô đang dùng phần mềm SMAS trên máy tính và muốn mở cả phần mềm eDoc để sử dụng luôn
- Cách mở: Thầy/Cô chuyển qua giao diện trang chủ của phần mềm SMAS. Trên giao diện đó, Thầy/Cô nhìn khu vực “Hệ sinh thái giáo dục” rồi click vào biểu tượng quyển sách cạnh chữ “Edoc” để mở phần mềm eDoc.
2.1.1.3 Đăng nhập gián tiếp qua tài khoản SSO
- Cách 1: Vào trực tiếp qua trang https://nentanggiaoduc.edu.vn/ rồi mở phần mềm eDoc
- Cách 2: Vào đường link: https://edoc.edu.vn rồi click nút “Đăng nhập qua SSO Edu Viettel” để mở giao diện đăng nhập vào eDoc bằng tài khoản SSO.
2.1.2 Tạo lối tắt trên trình duyệt Internet để dùng eDoc cho TIỆN
- Lợi ích: Không cần nhớ đường link, không cần tìm đường link, không lo nhầm đường link, mở phần mềm eDoc với tốc độ nhanh nhất.
- Thực hiện theo hướng dẫn tại: https://www.youtube.com/watch?v=P3hnjnzT8kA
2.1.3 Đổi màu và kiểu giao diện của eDoc
- Thực hiện theo hướng dẫn tại: https://www.facebook.com/share/p/1BPuY5VVY8/
2.1.4 Đổi mật khẩu cho tài khoản eDoc
- Thực hiện theo hướng dẫn tại: https://www.facebook.com/share/p/17mJbkki1n/
2.2 Khai báo dữ liệu đầu vào để dùng eDoc, cấp tài khoản cá nhân cho người dùng trong toàn Trường
2.2.1 Những nội dung cần khai báo
- (1) Khai báo NĂM HỌC Trường
- (2) Khai báo TỔ CHUYÊN MÔN
- (3) Khai báo NHÂN SỰ và cấp tài khoản cá nhân cho người dùng trong toàn Trường
- (4) Khai báo LỚP học
2.2.2 Hướng dẫn thực hiện
2.2.2.1 Khai báo Năm học Trường
- Vào phần mềm eDoc bằng tài khoản admin của Nhà trường, đi đến mục “Dữ liệu đơn vị”, chọn mục “Năm học Trường”
- Nếu chưa có năm học cần dùng (Ví dụ: Năm học 2025-2026) thì thực hiện khai báo như chỉ dẫn trong ảnh bên dưới (Ghi chú: Thời gian năm học chủ động sửa lại (nếu cần)):
2.2.2.2 Khai báo “Tổ chuyên môn”, “Nhân sự”, “Lớp học” cùng một lượt
- Vào phần mềm eDoc bằng tài khoản admin của Nhà trường, đi đến mục “Dữ liệu đơn vị”, chọn mục “Tổ chuyên môn”
- Tải File mẫu: Vào mục “Dữ liệu đơn vị”, chọn “Tổ chuyên môn” rồi click vào chỗ “Nhấn chọn để tải file mẫu” để tải File mẫu bằng excel về máy tính. Lưu File vào một Folder rõ ràng để sử dụng tiếp.
- Nhập dữ liệu vào File mẫu:
ü Ở sheet “ToChuyenMon”: Nhập tên các Tổ chuyên môn theo thực tế tại Trường của bạn, bắt đầu từ ô “B3” trở xuống.
ü Ở sheet “NhanSu”, bạn thao tác như sau:
TT
Tên cột
Cách nạp dữ liệu vào cột đó
1
Họ và tên
Copy dữ liệu này từ danh sách có sẵn, dán vào File bằng cách dán giá trị. Lưu ý: Sau khi dán dữ liệu, nếu có chi tiết nào chưa chuẩn thì sửa lại cho chuẩn
2
Giới tính
3
Ngày tháng năm sinh
Copy thông tin từ danh sách có sẵn, dán vào đây. Lưu ý: Sau khi dán, nếu có chỗ nào sai thì sửa lại
4
Tổ chuyên môn
Tích chọn giá trị tương ứng với từng người, làm hết cả danh sách
5
Quản lý tổ chuyên môn
Nếu ai là Tổ trưởng hoặc Tổ phó của Tổ chuyên môn thì tích dấu “x” vào ô tương ứng ở cột này
6
Vị trí việc làm
Tích chọn 1 trong 3 giá trị có sẵn
7
Cấp dạy
Tích chọn “MN”
8
CCCD
Đây là những mục không bắt buộc nhập. Nhưng nên nhập để sử dụng cho các việc tiếp theo.
Cách nhập: Copy từ danh sách hiện có, nhập vào đây
9
Số điện thoại
10
+ Ở sheet “LopHoc”, bạn thao tác như sau:
TT
Tên cột
Cách nạp dữ liệu vào cột đó
1
Khối / nhóm lớp
Tích chọn một trong các giá trị có sẵn. Lưu ý: Làm bước này sau khi đã có “Tên lớp”
2
Tên lớp
Copy từ danh sách có sẵn, dán vào bằng cách dán giá trị
3
Giáo viên chủ nhiệm
Bỏ trống nội dung này
4
Giáo viên phụ trách 1
Tích chọn tên của Giáo viên thứ nhất được giao phụ trách Lớp đó
5
Giáo viên phụ trách 2
Tích chọn tên của Giáo viên thứ 2 được giao phụ trách Lớp đó (nếu có)
6
Giáo viên phụ trách 3
Tích chọn tên của Giáo viên thứ 3 được giao phụ trách Lớp đó (nếu có)
Sau khi nhập đủ dữ liệu vào các 3 Sheet, kiểm tra và hiệu chỉnh những dữ liệu chưa chính xác, sửa thành đúng thì lưu lại để sử dụng tiếp.
- Import File dữ liệu lên eDoc: Click vào nút “Import”, tải File excel vừa hoàn thành ở trên lên eDoc, đợi khoảng 10-15 giây để eDoc khai báo xong toàn bộ dữ liệu cho cả 3 mục này.
- Video hướng dẫn: Xem file video “HD khai bao eDoc_Mam non” để thấy cụ thể hơn
- Đặt lại mật khẩu cho 100% các tài khoản cá nhân của người dùng eDoc trong toàn Trường: Xem video hướng dẫn sau: https://www.youtube.com/watch?v=yY-KZhdNJzw
- Xuất danh sách tài khoản cá nhân toàn Trường và bàn giao cho toàn Trường để chuẩn bị sử dụng: Xem file video “HD ban giao Tai khoan giao vien” để thấy cụ thể hơn.
2.3 Tạo và up ảnh chữ ký mẫu của toàn Trường, ảnh con Dấu của Nhà trường lên eDoc
2.3.1 Tạo và khai báo 100% ảnh chữ ký mẫu của 100% người dùng eDoc trong toàn Trường lên eDoc
- Tài liệu hướng dẫn chi tiết: https://helpedoc.smas.edu.vn/tao-and-gan-anh-chu-ky-giao-vien
2.3.2 Tạo và khai báo ảnh con dấu của Nhà trường lên eDoc
- Tài liệu hướng dẫn chi tiết: https://helpedoc.smas.edu.vn/tao-and-khai-bao-anh-con-dau
2.4 Khai báo Chữ ký số của mỗi cá nhân trong toàn Trường, Chữ ký số của Nhà trường lên eDoc và phân công người đóng dấu
2.4.1 Khai báo chữ ký số của người dùng eDoc trong toàn Trường lên eDoc
- Mở giao diện thao tác: Vào mục “Cấu hình”, chọn mục “Thông tin ký” và thực hiện như trình tự hướng dẫn trong hình bên dưới.
- Khuyến nghị: Thực hiện theo trình tự từ đầu đến cuối trong File danh sách nhân sự dùng để in và lấy chữ ký mẫu đã sử dụng trong bước B12.
- Cách làm: Copy tên của người cần gán ảnh chữ ký, dán vào ô “Họ và tên” để tìm kiếm, dán xong, hệ thống eDoc sẽ tự động hiện ra đúng người có tên như vậy. Sau đó, thực hiện tải 2 ảnh chữ ký mẫucủa người đó vào đúng 2 vị trí như chỉ dẫn trong ảnh bên dưới. Tải xong thì click vào nút “Lưu” ở góc phải phía trên màn hình đang thao tác.
2.4.2 Khai báo Chữ ký số của Nhà trường lên eDoc
- Nếu Nhà trường dùng chữ ký số trên USB Token thì sau khi đã cài đặt USB tương thích với máy tính và tương thích với phần mềm eDoc xong, tiến hành thao tác như chỉ dẫn trong hình bên dưới.
- Nếu Nhà trường dùng loại chữ ký số khác thì tích chọn đúng loại và tiến hành cấu hình tương tự. Mỗi loại chữ ký số có vị trí cấu hình tương ứng và thao tác tương tự loai USB Token ở trên.
2.4.3 Công việc phân công người đóng dấu cho Nhà trường trên eDoc
Kiểm tra xem nếu chưa có người đóng dấu thì thực hiện như hướng dẫn trong hình bên dưới, chọn xong người thì click “Lưu” lại là xong. Cụ thể như hình bên dưới:
Nếu đã có người đóng dấu nhưng sai thì chọn lại người đóng dấu rồi “Lưu” thông tin vừa thay đổi là xong. Cụ thể như hình bên dưới:
Last updated