📘Danh mục sổ

Chức năng cho phép khai báo và quản lý các mẫu sổ

Thêm mới danh mục sổ

Từ màn hình chức năng nhấn chọn “Thêm mới” để tạo mẫu sổ mới.

Thực hiện điền đầy đủ thông tin mẫu sổ cần tạo, người dùng có thể tùy ý tạo một mẫu sổ theo nhu cầu cần quản lý. Một mẫu sổ bao gồm 6 nhóm thông tin:

Khai báo thuộc tính sổ
Năm học áp dụng
Phạm vi áp dụng
Định dạng file nộp
Đối tượng nộp sổ
Đối tượng ký duyệt sổ

Khai báo thuộc tính sổ

Màn hình “Khai báo thuộc tính sổ” cho phép khai báo các thông tin:

Tên sổ*: tên của mẫu sổ mà bạn cần tạo
Loại áp dụng: khi bạn cho loại áp dụng tương ứng có nghĩa là mỗi đối tượng trong loại áp dụng sẽ cần có 1 file sổ trong cùng kỳ nộp. VD: loại áp dụng là lớp thì mỗi lớp sẽ là 1 file nộp sổ. Có các loại áp dụng như sau:
- Tổ bộ môn
- Lớp
- GVBM (Giáo viên bộ môn)
- GVCN (Giáo viên chủ nhiệm)
- CBQL (Cán bộ quản lý)
- Nhân viên trường
- Học sinh
- GV phụ trách: loại này chỉ áp dụng cho trường mầm non
- Tất cả nhân sự
- Nội bộ trường

Riêng với loại GVBM khi lựa chọn bạn sẽ có thêm 3 thuộc tính có thể chọn thêm: Môn học áp dụng, Khối học áp dụng, Áp dụng cho lớp. Nếu bạn chọn các thuộc tính này thì khi nộp sổ giáo viên tương ứng cũng phải lựa chọn thêm. Mục đích các thuộc tính này là để sử dụng cho loại Sổ giáo án.

Tần suất nộp: Thời gian mà các sổ sẽ được nộp trong 1 chu kỳ thời gian được chọn. Có các loại Tần suất như sau:
- 1 lần/năm : trong 1 năm học nộp 1 lần
- 1 lần/ học kỳ
- 1 lần / tháng
- 1 lần / tuần
- 1 lần / ngày
- Tự đinh nghĩa: loại này người dùng được phép định nghĩa số lần nộp trong 1 năm học tùy ý. Xem thêm mục tạo Lần nộp tự định nghĩa ở phía đưới
Không giới hạn lần nộp trong cùng kỳ nộp: khi tích chọn tính chất này thì trong cùng 1 kỳ nộp thì có thể chọn nộp bao nhiêu file nộp sổ cũng được. Ngược lại nếu không tích chọn thì hệ thống chỉ giới hạn trong 1 kỳ nộp chỉ được 1 file sổ cho 1 đối tượng.
Mẫu sổ được phép đẩy file dữ liệu từ hệ thống quản lý khác: chức năng này cho phép tạo mẫu sổ được nộp từ hệ thống SMAS sang eDoc. Xem chi tiết thêm ở bên đưới

Năm học áp dụng

Màn hình năm học áp dụng của mẫu Sổ

Phạm vi áp dụng

Với cấp Trường thì màn hinh cho phép khai báo cấp học áp dụng cho mẫu Sổ

Với cấp Phòng GD – Sở GD thì cho phép khai báo mẫu Sổ được áp dụng đến phạm vi mong muốn:

Phạm vi theo Phòng GD được lựa chọn
Phạm vi theo trường được lựa chọn

Định dạng file nộp

Cho phép khai báo định dạng file mà người dùng được phép nộp.

Hệ thống cho phép chọn các định dạng file: Doc, Docx, Pdf, Xls, Xlsx, Ppt, Pptx, Jpeg, Jpg, Png

Lưu ý: khi người dùng mong muốn áp dụng ký CA thì chỉ chọn duy nhất định dạng Pdf

Ngoài ra người dùng còn có thể up file mẫu. Người nộp có thể xem file mẫu này để có thể thực hiện theo đúng mong muốn cấp quản lý.

Đối tượng nộp sổ

Cho phép khai báo đối tượng sẽ nộp nộp mẫu sổ.

Tùy theo Loại áp dụng mà có thể cho đối tượng nộp sổ tương ứng.

Danh sách đối tượng nộp sổ bao gồm:

Admin trường
Cán bộ quản lý
Giáo viên chủ nhiệm
Giáo viên bộ môn
Quản lý tổ chuyên môn
Giáo viên phụ trách (dành cho cấp mầm non)
Nhân viên trường
Tất cả nhân sự
Không định nghĩa người nộp sổ: khi chọn loại này thì ai được admin phân quyền nhìn thấy chức năng Sổ trình ký của mẫu sổ thì có thể nộp sổ được.

Đối tượng ký duyệt sổ

Cho phép khai báo quy trình ký duyệt sổ theo như mong muốn người tạo sổ.

Một số quy tắc khi tạo quy trình ký sổ:

Khi trình ký sổ người trình ký bắt buộc phải trình ký đúng theo quy trình mà người tạo mẫu sổ tạo ra, bao gồm đúng số lượng và đối tượng ký.
Thứ tự trình ký sẽ từ thấp đến cao. Thứ tự ký thấp ký xong thì thứ tự tiếp theo mới được ký
Khi chọn thứ tự ký trùng nhau thì được xem là ký song song, có nghĩa là những người có thứ tự ký bằng nhau sẽ không cần phân biệt trước sau khi ký.
Khi tích chọn “Bắt buộc ký CA” thì khi ký đối tượng đó bắt buộc phải dùng chữ ký số CA để ký. Tích chọn này chỉ hiển thị khi định dạng file nộp chỉ là Pdf
Khi tích chọn “Cho người nộp chọn người ký duyệt tùy ý” thì khi nộp sổ người nộp sẽ tùy ý chọn người ký theo mong muốn mà không ràng buộc vào quy trình ký của mẫu sổ.

Nhấn “Hoàn tất” để hoàn thành tạo mẫu sổ. Sau khi nhấn Hoàn tất thì mẫu sổ sẽ được tạo với trạng thái “Dự thảo”, cần phải có cấp quản lý vào duyệt để mẫu sổ được đưa vào sử dụng.

Chuyển trạng thái sổ từ “Dự thảo” sang “Sử dụng”

Để chuyển trạng thái tự dự thảo sang sử dụng cần acc cấp quản lý đăng nhập vào Ký duyệt sổ:

Mẫu sổ trường tạo thì cần acc eDoc của Hiệu trưởng/ Phó hiệu trưởng
Mẫu sổ Phòng GD tạo thì cần acc eDoc của trưởng/phó phòng Giáo dục
Mẫu sổ Sở GD tạo thì cần acc eDoc của Giám đốc/ phó giám đốc Sở Giáo dục

Cập nhật mẫu sổ

Khi mẫu sổ chưa được duyệt thì người dùng có thể cập nhật tất cả thông tin của mẫu sổ

Khi mẫu sổ đã được phê duyệt thì chỉ có thể cập nhật được các thông tin như sau:

Khai báo thuộc tính sổ:
- Tên sổ: được phép cập nhật tên của mẫu Sổ
- Được phép tính chất “Không giới hạn lần nộp trong cùng kỳ nộp”
Phạm vi áp dụng: được phép thay đổi thông tin phạm vi áp dụng
Định dạng file nộp:
- Cho phép cập nhật thông tin định dạng file nộp
- Cho phép cập nhật file mẫu
Đối tượng ký duyệt sổ:
- Khi file ký chỉ là định dạng Pdf thì cho phép cập nhật thông tin “Bắt buộc ký CA”

Chọn “Hoàn tất” để hoàn thành cập nhật mẫu sổ

Quản lý sổ

Chức năng quản lý sổ khi chọn ở cột thao tác cho phép thực hiện một số nghiệp vụ

Cấu hình Khóa sử dụng sổ: khi mẫu sổ ở trạng thái Khóa thì người dùng không được phép nộp sổ, ký duyệt sổ.
Không được tra cứu bởi cấp quản lý: tính chất này áp dụng với mẫu sổ mà nhà trường tạo. Khi chọn tính chất này thì cấp quản lý không thể tra cứu mẫu sổ
Cấu hình thời hạn nộp sổ: tùy theo tần suất nộp mà người dùng có thể cấu hình thời gian nộp sổ cho từng kỳ nộp hoặc chọn “không giới hạn thời gian nộp sổ”.
Thêm số ngày gia hạn nộp sổ
Tạo lần nộp cho kỳ nộp loại tần suất “Tự định nghĩa”:
- Người dùng chọn thêm tùy ý số lần nộp như mong muốn

Xóa mẫu sổ

Hệ thống cho phép người dùng xóa mẫu sổ

Lưu ý: hiện tại mẫu sổ sau khi xóa sẽ không được phép khôi phục, người dùng lưu ý kiểm tra cẩn thận khi thực hiện xóa mẫu sổ.

Mẫu sổ nộp từ hệ thống khác

Các mẫu sổ được tạo ra với loại mẫu sổ được nộp từ hệ thống khác:

Là các mẫu sổ được nộp từ hệ thống SMAS sang.
Các mẫu sổ phải tuân thủ theo quy trình của hệ thống
Danh sách các mẫu sổ được nộp từ SMAS sang bao gồm:

PreviousĐăng nhập hệ thống NextSổ trình ký

Last updated 1 year ago