Sổ trình ký
Chức năng cho phép nộp và trính ký sổ
Last updated
Chức năng cho phép nộp và trính ký sổ
Last updated
Người dùng nhấn chọ menu chức năng “Sổ trình ký” hệ thống sẽ load lên tất cả các mẫu sổ được phân quyền nộp.
Các mẫu sổ được gom nhóm theo cấp tạo mẫu sổ: Sổ cấp Sở, Sổ cấp Phòng, Sổ cấp trường.
Danh sách sổ được lấy theo năm học.
Nhấn chọn vào một sổ ở màn hình danh sách mẫu sổ để đi đến màn hình Chi tiết của một mẫu sổ.
Màn hình hiển thị tất cả các file sổ mà người dùng đã nộp tại mẫu sổ được chọn. Người dùng có thể tìm kiếm và thao tác với từng file sổ đã nộp, tùy theo trạng thái hiện tại của file nộp sổ là gì thì sẽ được thực hiện các thao tác tương ứng.
Để thực hiện nộp sổ người dùng nhất chọn nút “Thêm mới”. Nếu không có nút “Thêm mới” thì người dùng không có quyền nộp sổ, cần báo lại quản trị trường để kiểm tra cấu hình “Đối tượng nộp sổ” hoặc xem trạng thái sổ có bị Khóa hay không?
Tại màn hình nộp sổ người dùng cần chọn các thông tin để nộp, tùy theo tính chất từng loại sổ mà thông tin lựa chọn sẽ khác nhau. Thường thì các thông tin sẽ bao gồm:
Kỳ nộp: lựa chọn đúng kỳ nộp cần nộp
Đối tượng nộp:
Có một số loại liên quan đến vị trí công việc sẽ chọn sẵn đối tượng nộp cho người dùng chính là tài khoản mà bạn đang đăng nhập.
Một số loại đối tượng khác mà bạn phải lựa chọn. VD: chọn tổ bộ môn, chọn lớp học…
Riêng với loại giáo án thì có thể cần phải chọn thêm một số thông tin khác như Khối dạy, môn dạy, lớp giảng dạy
File nộp sổ: bạn có thể kéo thảo tệp hoặc nhấn vào để tải file sổ lên. Lưu ý cần phải chọn file đúng định dạng mà người tạo mẫu sổ đã yêu cầu; dung lượng file nộp sổ tối đa là 10 MB.
Chọn Lưu để hoàn tất nộp sổ, file nộp sổ sẽ ở trạng thái “Chưa trình ký”. Ở trạng thái này bạn có quyền:
Lưu ý:
Nếu mẫu sổ không chọn “Không giới hạn số lần nộp trong cùng 1 kỳ nộp” thì trong cùng 1 kỳ nộp chỉ có thể tồn tại 1 file nộp sổ. Trừ trường hợp file nộp sổ bị Hủy hoặc bị Từ chối thì có thể nộp lại.
Nếu mẫu sổ không giới hạn số lần nộp trong cùng 1 kỳ nộp thì người dùng có thể nộp nhiều lần tròng cùng 1 kỳ
Trình ký sổ gồm 2 bước:
1. Chọn đối tương ký sổ
2. Chèn ảnh chữ ký: bước này chỉ có với loại file nộp sổ có định dạng PDF
Người dùng chọn người ký sổ theo đúng quy trình ký sổ của mẫu sổ.
Sau đó đi đến bước chèn ảnh ký với loại file định dạng PDF hoặc hoàn thành trình ký với các loại định dạng file còn lại.
File ký sau khi thực trình trình ký thành công sẽ được chuyển sang trạng thái “Chờ ký duyệt”. Ở trạng thái này bạn vẫn có thể:
Hủy trình ký
Cập nhật thông tin trình ký với những đối tượng chưa thực hiện ký duyệt.
Đối với mẫu sổ có quy trình ký sổ là “Cho người nộp chọn người ký duyệt tùy ý” thì khi đó bạn có thể chọn người ký sổ tùy ý.
Thứ tự ký vẫn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
Nếu những người ký có thứ tự bằng nhau thì sẽ được phép ký song song, không phân biệt trước sau.
Người dùng cần phải có ảnh chữ ký thì mới có thể chèn ảnh chữ ký ở chức năng này. Xem thêm tạo ảnh chữ ký tại chức năng “Thông tin ký duyệt”
Người trình ký có thể chèn chữ ký sẵn cho tất cả người trong danh sách ký. Người kỳ sau đó chỉ cần ký xác nhận và không cần thực hiện chèn nữa.
Lưu ý: việc chèn sẵn chữ ký cho người khác chỉ nhằm mục đích xác định giúp vị trí và mẫu chứ ký. Chữ ký chỉ có hiệu lực khi người ký vào xác nhận ký.
Nhấn Trình ký để hoàn tất, sổ sẽ được chuyển sang trạng thái “Đang ký sổ”
Để kiểm tra xem mẫu sổ có giới hạn hay không? Thì nhấn chọn icon xem tính chất sổ.
Sổ đang ở trạng thái “Chưa trình ký” nhấn chọn icon Trình ký để tiến hành trình ký sổ.
Nhấn chọn icon để thêm 1 người ký
Nhấn chọn để chuyển đổi qua lại giữa các trang PDF.
Nhấn chọn để thêm chữ ký tương ứng cần thêm. Chọn kéo thả hoặc co nhỏ/mở rộng theo mong muốn.
Sau khi trình ký nếu kiểm tra lại thấy có sai sót thì người dùng vẫn có thể cập nhật thông tin bằng cách chọn vào nút cập nhật trình ký hoặc chọn hủy trình ký