Xử lý nghiệp vụ trên eDoc

Tổng Quan

Phần này trình bày các vấn đề nghiệp vụ thường gặp khi sử dụng phần mềm eDoc trong ngành giáo dục, kèm giải đáp chi tiết và tài liệu tham khảo để hỗ trợ người dùng ở mọi cấp độ.

---

Các Vấn Đề Nghiệp Vụ Khi Sử Dụng eDoc

1. Tìm Tài Liệu Hướng Dẫn Sử Dụng eDoc

Nguồn Tài Liệu

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng (HDSD) được tích hợp trên giao diện phần mềm eDoc, tại mục “Hướng dẫn sử dụng”.

• Truy cập qua đường dẫn: https://helpedoc.smas.edu.vn.

• Định dạng tài liệu: HTML, video, file PDF, xây dựng theo đối tượng người dùng.

---

2. Các Loại Sổ Trình Ký Từ SMAS Sang eDoc

Danh Sách Sổ Hỗ Trợ

• Các loại sổ trình ký trực tiếp từ SMAS sang eDoc:

  • Sổ đăng bộ

  • Sổ chủ nhiệm

  • Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (theo lớp học)

  • Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (theo giáo viên)

  • Bảng tổng hợp kết quả đánh giá

  • Lịch báo giảng

  • Sổ kế hoạch chuyên môn

  • Sổ đầu bài

  • Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (VNEN)

Hướng Dẫn Thực Hiện

• Video hướng dẫn trình ký

---

3. Đồng Bộ Ảnh Chữ Ký Từ SMAS Sang eDoc

Khả Năng Đồng Bộ

• eDoc kế thừa dữ liệu từ SMAS, bao gồm ảnh chữ ký của người dùng SMAS.

Các Loại Chữ Ký Trên eDoc

• Chữ ký thông thường: Dùng để ký chính.

• Chữ ký nháy: Dùng để ký nháy.

• Chữ ký có con dấu đi kèm: Dùng khi lãnh đạo cơ quan/đơn vị ký duyệt.

Cách Đồng Bộ

• Admin đơn vị vào trang chủ SMAS → Click nút “Đồng bộ dữ liệu”.

---

4. Giới Hạn Dung Lượng File Trình Ký Trên eDoc

Giới Hạn Hiện Tại

• Dung lượng tối đa: 10MB.

• Qua triển khai tại hơn 1000 trường, chưa ghi nhận trường hợp nào gặp khó khăn với giới hạn này.

Kế Hoạch Tương Lai

• Nếu có phản ánh về file vượt quá 10MB, giới hạn này sẽ được xem xét điều chỉnh.

---

5. Trình Ký Nhiều File Cùng Lúc Trên eDoc

Tình Trạng Hiện Tại

• eDoc chưa hỗ trợ trình ký nhiều file cùng lúc trên cùng một loại sổ.

---

6. Định Dạng File Tải Xuống Từ eDoc

Trường Hợp File PDF

• File trình ký là “.pdf” → File tải xuống giữ định dạng PDF:

  • Nếu 100% chữ ký là chữ ký điện tử → File chứa ảnh chữ ký (nếu người ký đã gán ảnh).

  • Nếu có chữ ký số → File chứa đầy đủ thông tin chữ ký số, theo chuẩn văn bản điện tử Nhà nước.

Trường Hợp Định Dạng Khác

• File không ký được bằng chữ ký số, không gán được ảnh chữ ký.

• File tải xuống giữ nguyên định dạng và nội dung như khi trình ký.

---

7. Hủy File Sổ Đã Ký Duyệt Trên eDoc

Quyền Hủy

• Chỉ người trình ký được phép hủy sổ đã ký duyệt.

Trách Nhiệm

• Người trình ký chịu trách nhiệm hoàn thành trình ký. Hủy sổ đã ký → Kết quả công việc coi như chưa thực hiện.

---

8. Ý Nghĩa Của Việc Khai Báo “Danh Mục Sổ”

Tầm Quan Trọng

• Là bước đặc biệt quan trọng, thiết lập tập hợp quy định và quy trình thống nhất cho sổ trong phạm vi quản lý.

Hậu Quả

• Không khai báo → eDoc không thể sử dụng, cần thực hiện trước khi dùng.

• Khai báo đúng → Trình ký, ký duyệt, kiểm tra, báo cáo hiệu quả.

• Khai báo sai → Gây phiền hà cho các bước sau.

---

9. Nguyên Tắc Quan Trọng Khi Khai Báo “Danh Mục Sổ”

Nguyên Tắc 1: Khai Báo Từ Trên Xuống Dưới

• Sổ do Sở khai báo: Cấp Sở, Phòng, Trường đều thấy, quản lý, sử dụng, khai thác được.

• Sổ do Phòng khai báo: Chỉ Phòng và Trường thấy, Sở không thấy.

• Sổ do Trường khai báo: Có thể cho Phòng/Sở thấy hoặc không, tùy nhà trường. Nếu mỗi trường tự khai báo cùng nội dung → Kết quả không đồng nhất, khó quản lý.

Nguyên Tắc 2: Vai Trò Cấp Quản Lý

• Thể hiện tầm nhìn, ý chí, mong muốn quản lý.

• Trong trường học, Hiệu trưởng nên trực tiếp thực hiện.

---

10. Kế Thừa Danh Mục Sổ Qua Các Năm Học

Tính Năng Kế Thừa

• Đã được quy hoạch từ khi phát triển eDoc.

• Hiện chưa có nhu cầu lớn, dự kiến cần sau vài tháng.

Thời Điểm Hoàn Thiện

• Trước năm học 2023-2024, tính năng sẽ sẵn sàng.

---

11. Không Thấy Nút “Thêm Mới” Trong “Sổ Trình Ký”

Nguyên Nhân

• Tham số “Loại áp dụng” khi khai báo “Danh mục sổ” không phù hợp, không bao gồm nhóm người dùng đang thao tác.

Khắc Phục

• Khai lại thuộc tính sổ → Phân quyền lại cho nhóm người dùng.

---

12. Không Thấy Sổ Để Ký Trong “Sổ Ký Duyệt”

Nguyên Nhân

• Admin chưa phân quyền ký duyệt cho nhóm người dùng.

• Người ký tìm sổ sai cách hoặc sai vị trí.

• Người ký trước chưa hoàn thành, chưa đến lượt.

---

13. Phân Quyền Xem Nội Dung File Sổ Trên eDoc

Các Nhóm Quyền Xem

• Nhóm 1: Xem khi trình ký.

• Nhóm 2: Xem khi ký duyệt.

• Nhóm 3: Xem sau khi ký duyệt hoàn tất (trong phạm vi câu hỏi).

Cách Phân Quyền Cho Nhóm 3

• Admin vào “Cấu hình” → “Nhóm người dùng” → Chọn nhóm → Click “Phân quyền” → Chọn “Tra cứu sổ” → Tìm sổ → Tích ô “Hiển thị” (cột đầu tiên bên phải tên sổ).

Ứng Dụng

• Truyền thông nội bộ:

  • Gán quyền “Xem” cho nhóm người dùng cần thông tin. Có thể tạo thêm nhóm mới ngoài 7 nhóm sẵn có.

  • Chia sẻ tài liệu dùng chung do cán bộ quản lý phê duyệt.

• Kiểm tra từ xa:

  • Sở/Phòng kiểm tra Trường/TT GDTX.

  • Cán bộ quản lý kiểm tra cấp dưới.

  • Tổ trưởng kiểm tra giáo viên.

  • Cá nhân tự kiểm tra sổ của mình.

---

14. Kiểm Tra Giáo Viên Chưa Nộp Sổ

Cách Thực Hiện

• Sử dụng tính năng lấy báo cáo trên eDoc.

• Điều kiện:

  • Dùng gói nâng cao (EDOC2, EDOC4, EDOC6, EDOC8).

  • Admin phân quyền “Tra cứu sổ” cho nhóm “Cán bộ quản lý trường”.

Hướng Dẫn

• Video hướng dẫn lấy báo cáo

---

15. Khống Chế Thời Gian Hoàn Thành Sổ

Phạm Vi

• Chỉ áp dụng với sổ cấp trường.

Cách Thực Hiện

• Sử dụng tính năng giới hạn thời gian nộp sổ.

• Thao tác:

  • Vào “Danh mục sổ” → Chọn sổ → Click biểu tượng bánh xe (cột “Thao tác”) → “Quản lý sổ” → Bỏ tích “Không giới hạn thời gian nộp sổ” → Thiết lập thời gian → “Cập nhật”.

• Ghi chú: Sửa thời gian làm tương tự.

---

16. Quản Lý Sổ Giấy Trên eDoc

Tình Huống

• Nhà trường bắt đầu dùng eDoc giữa năm học.

Cách Thực Hiện

• Scan sổ giấy thành file PDF.

• Nếu sổ bị giới hạn thời gian → Cấu hình lại: Vào “Danh mục sổ” → Chọn sổ → Click biểu tượng bánh xe → “Quản lý sổ” → Tích “Không giới hạn thời gian nộp sổ” → “Cập nhật”. (Bỏ qua nếu không cần).

• Trình ký và ký duyệt trên eDoc, dùng chữ ký điện tử (không cần chữ ký số) vì đã ký tươi trên giấy.

---

17. Tìm Sổ Mẫu Trên eDoc

Nguồn Sổ Mẫu

• Thư viện mẫu:

  • Đường dẫn: “Danh mục sổ” → “Thêm mới” → “Tạo từ thư viện” → “Bắt đầu tạo sổ” → Chọn mẫu → “Thêm sổ mới”.

• Sổ đang dùng:

  • Đường dẫn: “Danh mục sổ” → “Thêm mới” → “Sao chép từ danh mục sổ khác” → Chọn sổ → Nhập tên mới → “Thêm sổ mới”.

Cách Tạo Sổ Từ Thư Viện Mẫu

• Chọn mẫu: Hiệu trưởng/Admin vào đường dẫn trên.

• Tạo dự thảo: Vào “Danh mục sổ” → Chọn sổ → Click biểu tượng bánh xe → “Cập nhật” → Chỉnh sửa → “Hoàn tất”.

• Phê duyệt: Vào “Danh mục sổ” → Chọn sổ “Dự thảo” → Click biểu tượng bánh xe → “Ký duyệt” → “Ký duyệt”.

• (Video hướng dẫn: Sẽ bổ sung sau)

Cách Tạo Sổ Từ Sổ Đang Dùng

• Tình huống: Kế thừa sổ năm trước hoặc tạo nhiều sổ giống nhau (ví dụ: sổ sinh hoạt tổ chuyên môn).

• Thao tác: Hiệu trưởng vào đường dẫn “Sổ đang dùng” trên.

• (Video hướng dẫn: Sẽ bổ sung sau)

---

Lưu Ý Khi Sử Dụng eDoc

• Thực hiện đúng quy trình để đạt hiệu quả tối ưu.

• Các hướng dẫn phù hợp với mọi tình huống thực tế trong ngành giáo dục.

• Đảm bảo thực hiện đúng quy trình để đạt hiệu quả tối ưu khi sử dụng eDoc.