Hướng dẫn Các bước để sử dụng phần mềm eDoc
Dùng cho mọi Nhà Trường từ cấp học Mầm non đến Trung học Phổ thông
Bước 1: Đăng ký sử dụng eDoc
Điều kiện đăng ký: Chỉ cần là Trường dạy từ cấp học Mầm non đến cấp học Phổ thông ở Việt Nam.
Tài khoản sử dụng để đăng ký: Là tài khoản Admin của Nhà trường.
Nếu Trường đang dùng SMAS: Trên trang chủ SMAS, tại khu vực biểu tượng "eDoc", Admin chỉ cần click vào “Mở” để đến giao diện đăng ký.
Nếu Trường chưa có tài khoản: Gửi email cho VIETTEL để được cấp tài khoản (Email:
[email protected]hoặc[email protected]).
Người thực hiện đăng ký: Cán bộ quản lý Nhà trường hoặc Giáo viên phụ trách CNTT (Admin).
Hình thức đăng ký: Trực tuyến tại
https://edoc.smas.edu.vn.Thông tin để đăng ký: Họ và Tên người gửi, Số điện thoại, Email liên hệ.
Thời gian chờ duyệt kết quả: Khoảng 30 giây sau khi gửi đăng ký, hệ thống sẽ tự động cấp quyền dùng trải nghiệm.
Bước 2: Khai báo cần thiết, cấp tài khoản eDoc cho toàn trường
Người thực hiện: Người được giao làm Admin của Nhà trường.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản Admin của Nhà trường.
Các bước thực hiện:
Tải File mẫu:
Vào mục Dữ liệu đơn vị -> Tổ chuyên môn.
Click vào “Nhấn chọn để tải file mẫu” để tải file Excel về máy tính.
Nhập dữ liệu vào File mẫu:
Sheet "ToChuyenMon": Nhập tên các Tổ chuyên môn theo thực tế của trường, bắt đầu từ ô
B3trở xuống.Sheet "NhanSu":
TT
Tên cột
Cách nạp dữ liệu vào cột đó
1
Họ và tên
Copy dữ liệu từ danh sách có sẵn, dán vào File bằng cách dán giá trị. Lưu ý: Sau khi dán dữ liệu, nếu có chi tiết nào chưa chuẩn thì sửa lại cho chuẩn.
2
Giới tính
Copy thông tin từ danh sách có sẵn, dán vào đây. Lưu ý: Sau khi dán, nếu có chỗ nào sai thì sửa lại.
3
Ngày tháng năm sinh
Copy thông tin từ danh sách có sẵn, dán vào đây. Lưu ý: Sau khi dán, nếu có chỗ nào sai thì sửa lại.
4
Tổ chuyên môn
Tích chọn giá trị tương ứng với từng người, làm hết cả danh sách.
5
Quản lý tổ chuyên môn
Nếu ai là Tổ trưởng hoặc Tổ phó của Tổ chuyên môn thì tích dấu “x” vào ô tương ứng ở cột này.
6
Vị trí việc làm
Tích chọn 1 trong 3 giá trị có sẵn.
7
Cấp dạy
Tích chọn 1 trong các giá trị có sẵn.
8-10
CCCD, Số điện thoại, Email
Đây là những mục không bắt buộc nhập. Nhưng nên nhập để sử dụng cho các việc tiếp theo. Cách nhập: Copy từ danh sách hiện có, nhập vào đây.
Sheet "LopHoc":
TT
Tên cột
Cách nạp dữ liệu vào cột đó
1
Khối / nhóm lớp
Tích chọn một trong các giá trị có sẵn. Lưu ý: Làm bước này sau khi đã có “Tên lớp”.
2
Tên lớp
Copy từ danh sách có sẵn, dán vào bằng cách dán giá trị.
3
Giáo viên chủ nhiệm
Cấp Mầm non: Bỏ qua. <br> Cấp Tiểu học trở lên: Tích chọn tên của Giáo viên chủ nhiệm Lớp đó.
4
Giáo viên phụ trách 1
Cấp Tiểu học trở lên: Bỏ qua. <br> Cấp Mầm non: Tích chọn tên của Giáo viên thứ nhất phụ trách Lớp đó.
5
Giáo viên phụ trách 2
Cấp Tiểu học trở lên: Bỏ qua. <br> Cấp Mầm non: Tích chọn tên của Giáo viên thứ 2 phụ trách Lớp đó (nếu có).
6
Giáo viên phụ trách 3
Cấp Tiểu học trở lên: Bỏ qua. <br> Cấp Mầm non: Tích chọn tên của Giáo viên thứ 3 phụ trách Lớp đó (nếu có).
Sau khi nhập đủ, kiểm tra lại dữ liệu và lưu file.
Import File dữ liệu lên eDoc:
Click vào nút "Import".
Tải file Excel vừa hoàn thành lên eDoc và chờ khoảng 10-15 giây.
Reset mật khẩu cho toàn Trường:
Thực hiện theo hướng dẫn tại video:
https://www.youtube.com/watch?v=yY-KZhdNJzw
Xuất danh sách bàn giao tài khoản cho toàn Trường:
Thực hiện theo hướng dẫn tại video:
https://www.youtube.com/watch?v=8Py-no-eqog
Khai báo Môn học:
Vào Dữ liệu đơn vị -> Môn học.
Tích chọn các môn học thực tế được áp dụng tại trường và nhấn "Lưu".
Khai báo Phân môn (nếu có):
Vào Dữ liệu đơn vị -> Phân môn -> Thêm mới.
Chọn Cấp học, Môn học và nhập Tên phân môn.
Click "Thêm mới" và lặp lại cho đến khi đủ.
Phân công giảng dạy:
Vào Dữ liệu đơn vị -> Phân công.
Tải file mẫu về, nhập dữ liệu phân công theo hướng dẫn trong file.
Lưu và import file đã hoàn thành lên eDoc.
Bước 3: Tạo và tải ảnh chữ ký của toàn Trường lên eDoc
Hướng dẫn chi tiết:
https://helpedoc.smas.edu.vn/tao-and-gan-anh-chu-ky-giao-vienGhi chú: Nếu trường chưa sử dụng chữ ký số, chỉ cần hoàn thành Bước 3 là có thể bắt đầu sử dụng eDoc.
Bước 4: Khai báo chữ ký số cá nhân của toàn Trường lên eDoc
Tài khoản sử dụng: Tài khoản Admin của Nhà trường.
Thực hiện:
Vào Cấu hình -> Thông tin ký.
Dùng ô tìm kiếm để tìm lần lượt từng nhân sự.
Tải 2 ảnh chữ ký mẫu (chữ ký không và chữ ký có kèm họ tên) vào đúng vị trí.
Click "Lưu" và lặp lại cho đến hết danh sách.
[Hình ảnh: Giao diện khai báo thông tin ký của cá nhân]
Bước 5: Tạo và tải ảnh con dấu của Nhà trường lên eDoc
Hướng dẫn chi tiết:
https://helpedoc.smas.edu.vn/tao-and-khai-bao-anh-con-dau
Bước 6: Khai báo chữ ký số của Nhà trường lên eDoc
Tài khoản sử dụng: Tài khoản Admin của Nhà trường.
Thực hiện:
Di chuột vào tên tài khoản ở góc trên bên phải, chọn Thông tin ký duyệt.
Chọn mục Chữ ký số đơn vị.
Tích chọn đúng loại chữ ký số mà nhà trường sử dụng (USB Token, Sim CA,...) và tiến hành cấu hình theo chỉ dẫn.
[Hình ảnh: Giao diện cấu hình chữ ký số của nhà trường]
Bước 7: Đăng nhập và tự đổi mật khẩu
Hướng dẫn đăng nhập:
https://www.youtube.com/watch?v=ELQOkqowiE4Hướng dẫn tự đổi mật khẩu:
https://www.youtube.com/watch?v=7SDK0SsY_qQ
Bước 8: Sử dụng eDoc phục vụ công việc hàng ngày
Nhóm người dùng
Các nghiệp vụ chính cần nắm
Giáo viên, Nhân viên
1. Kỹ năng TRÌNH KÝ một file sổ. <br> 2. Kỹ năng KÝ DUYỆT một file sổ. <br> 3. Kỹ năng tìm kiếm và xem file sổ được BAN HÀNH.
Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng
1. Sử dụng thành thục mục TRA CỨU SỔ và BÁO CÁO. <br> 2. Các kỹ năng KÝ DUYỆT, TRÌNH KÝ, XEM FILE BAN HÀNH.
Admin của Nhà trường
Cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu của Nhà trường (từ Bước 2 đến Bước 6) khi có thay đổi.
Bốn kỹ năng “đỉnh cao” dành cho tất cả người dùng:
Vào thẳng eDoc bằng 1 click chuột: Lưu lối tắt trên trình duyệt. (Video:
https://www.youtube.com/watch?v=P3hnjnzT8kA)Vào thẳng giao diện TRÌNH KÝ: Tìm sổ thường dùng ngay trên trang chủ tại mục "Sổ trình ký đã nộp".
Vào thẳng giao diện KÝ DUYỆT: Trên trang chủ, tìm mục "File sổ cần ký duyệt" và click "Xem chi tiết".
Tìm siêu nhanh một Sổ bất kỳ: Dùng ô tìm kiếm trong mục "Sổ trình ký" và gõ một từ khóa ngắn gọn.
Last updated