HD tạo và gán ảnh chữ ký của giáo viên trong toàn trường

Hướng dẫn tạo và gán ảnh chữ ký mẫu của cán bộ, giáo viên, nhân viên trong toàn trường lên trên phần mềm eDoc

Các bước thực hiện để làm nhanh và chất lượng

Bước 1: Nắm cách làm, tải file mẫu về máy tính

- Hiệu trưởng nhà trường xem và nắm hướng dẫn, cách triển khai để tham khảo và vận dụng vào làm tại Trường mình.

- Hiệu trưởng giao cho một nhân sự nào đó thích hợp làm việc này

- Nhân sự được giao đọc và nắm hướng dẫn thực hiện để vận dụng vào công việc thực tế tại trường mình

- Nhân sự được giao tải file mẫu về máy tính của mình để chuẩn bị thực hiện cho bước tiếp theo

Bước 2: Tạo File danh sách cần lấy chữ kỹ mẫu của toàn trường

- Nhân sự được giao lấy file danh sách cán bộ, giáo viên, nhân viên toàn trường mình đang được quản lý trên phần mềm nào đó

- Nhân sự được giao mở File mẫu ở Bước 1 ra (không thay đổi định dạng hiện có, không điều chỉnh độ rộng của cột, độ cao của hàng), copy danh sách nhân sự trong file vừa nói trên, dán vào File mẫu ở cột “B” tự vị trí ô B7 theo cách dán giá trị vào Excel

- Xóa các dòng thừa đi để khi in ra không bị thừa

- In file mẫu sau khi đã nạp danh sách cán bộ, giáo viên, nhân viên toàn trường và cắt bỏ phần thừa. Lưu ý khi in:

+ Chọn giấy A4 trắng, đẹp

+ Chọn máy in rõ nét, không nhòe mực

Việc này chỉ cần tối đa 30 phút là hoàn thành

Bước 3: Lấy chữ ký mẫu của toàn trường

- Hiệu trưởng thông báo cán bộ, giáo viên, nhân viên toàn trường đến phòng Hội trường để ký 2 chữ ký mẫu lên tập danh sách vừa in ở Bước 2. Việc này chỉ cần tối đa 1 ngày là hoàn thành.

- Lưu ý khi ký:

+ Dùng bút có nét to, đậm để chữ ký được rõ

+ Chữ ký vừa gọn trong ô, không tràn nét ký ra ngoài để khi cắt chữ ký mẫu theo ô nó không bị mất một phần chữ ký

+ Chữ ký vừa gọn trong ô, không ký bé quá để lọt thỏm trong ô thì khi cắt chữ ký mẫu theo ô sẽ thừa nhiều khoảng trắng, trên phần mềm sẽ hiển thị chữ ký rất bé, không đẹp

+ Hạn chế để giấy nhàu nát, nên để phẳng để khi scan nó đẹp

Bước 4: Tạo các file ảnh chữ ký mẫu của từng người

- Sau khi toàn trường đã ký đủ chữ ký mẫu, người được giao thực hiện scan tập danh sách chữ ký mẫu đó lên máy tính thành 1 file PDF

- Mở file mềm được tạo ra ở Bước 2 để sử dụng khi lưu file ảnh của từng người

- Mở file PDF chứa toàn bộ chữ ký mẫu của cán bộ, giáo viên, nhân viên toàn trường để chuẩn bị cắt ảnh

- Tạo 1 Folder dùng để chứa File PDF kia và các ảnh chữ ký mẫu sắp tạo ra phía sau đây

- Người thực hiện dùng phần mềm zalo hoặc phần mềm nào đó tùy thuận sở trường của bản thân để cắt từng ảnh chữ ký mẫu trong file PDF

- Cắt theo thứ tự, cắt đến đâu thì lưu file đến đó. Tên file ảnh của mỗi người được copy từ File mềm được tạo ra ở Bước 2

- Lưu tất cả các ảnh chữ ký mẫu của từng người (mỗi người 2 ảnh) ra Folder được tạo ở trên để chuẩn bị dùng cho bước sau

Bước 5: Gán ảnh chữ ký mẫu của cán bộ, giáo viên, nhân viên toàn trường lên trên phần mềm eDoc để đưa vào sử dụng

- Người được giao thực hiện dùng tài khoản admin của nhà trường, đăng nhập vào phần mềm eDoc tại đường link https://edoc.smas.edu.vn/

- Vào mục “CẤU HÌNH”, chọn “Thông tin ký”. Giao diện hệ thống eDoc mở ra thì thực hiện tiếp việc cập nhật ảnh chữ ký mẫu lên hệ thống như sau:

+ Thực hiện tuần tự từ người thứ nhất đến người cuối cùng, gán hết 2 ảnh cho người này thì làm đến người kế tiếp

+ Với mỗi người, trong cột “ẢNH CHỮ KÝ KHÔNG CÓ HỌ VÀ TÊN” thực hiện tích vào biểu tượng “Cập nhật” để tải ảnh chữ ký mẫu không có họ và tên (ảnh 1) của người đó từ Folder tạo ra ở Bước 4 lên phần mềm eDoc

+ Với mỗi người, trong cột “ẢNH CHỮ KÝ CÓ HỌ VÀ TÊN” thực hiện tích vào biểu tượng “Cập nhật” để tải ảnh chữ ký mẫu có họ và tên (ảnh 2) của người đó từ Folder tạo ra ở Bước 4 lên phần mềm eDoc

+ Tải hết một lượt thì lại “Lưu” lại để làm tiếp các trường hợp chưa có ảnh chữ ký mẫu. Làm việc này đến khi hết toàn trường thì hoàn thành.

Last updated