| TT | Tên cột | Cách nạp dữ liệu vào cột đó |
| 1 | Họ và tên | Copy dữ liệu này từ danh sách có sẵn, dán vào File bằng cách dán giá trị. Lưu ý: Sau khi dán dữ liệu, nếu có chi tiết nào chưa chuẩn thì sửa lại cho chuẩn |
| 2 | Giới tính | Copy dữ liệu này từ danh sách có sẵn, dán vào File bằng cách dán giá trị. Lưu ý: Sau khi dán dữ liệu, nếu có chi tiết nào chưa chuẩn thì sửa lại cho chuẩn |
| 3 | Ngày tháng năm sinh | Copy thông tin từ danh sách có sẵn, dán vào đây. Lưu ý: Sau khi dán, nếu có chỗ nào sai thì sửa lại |
| 4 | Tổ chuyên môn | Tích chọn giá trị tương ứng với từng người, làm hết cả danh sách |
| 5 | Quản lý tổ chuyên môn | Nếu ai là Tổ trưởng hoặc Tổ phó của Tổ chuyên môn thì tích dấu “x” vào ô tương ứng ở cột này |
| 6 | Vị trí việc làm | Tích chọn 1 trong 3 giá trị có sẵn |
| 7 | Cấp dạy | Tích chọn “MN” |
| 8 | CCCD | Đây là những mục không bắt buộc nhập. Nhưng nên nhập để sử dụng cho các việc tiếp theo. Cách nhập: Copy từ danh sách hiện có, nhập vào đây |
| 9 | Số điện thoại | Đây là những mục không bắt buộc nhập. Nhưng nên nhập để sử dụng cho các việc tiếp theo. Cách nhập: Copy từ danh sách hiện có, nhập vào đây |
| 10 | Đây là những mục không bắt buộc nhập. Nhưng nên nhập để sử dụng cho các việc tiếp theo. Cách nhập: Copy từ danh sách hiện có, nhập vào đây |
| TT | Tên cột | Cách nạp dữ liệu vào cột đó |
| 1 | Khối / nhóm lớp | Tích chọn một trong các giá trị có sẵn. Lưu ý: Làm bước này sau khi đã có “Tên lớp” |
| 2 | Tên lớp | Copy từ danh sách có sẵn, dán vào bằng cách dán giá trị |
| 3 | Giáo viên chủ nhiệm | Bỏ trống nội dung này |
| 4 | Giáo viên phụ trách 1 | Tích chọn tên của Giáo viên thứ nhất được giao phụ trách Lớp đó |
| 5 | Giáo viên phụ trách 2 | Tích chọn tên của Giáo viên thứ 2 được giao phụ trách Lớp đó (nếu có) |
| 6 | Giáo viên phụ trách 3 | Tích chọn tên của Giáo viên thứ 3 được giao phụ trách Lớp đó (nếu có) |
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM EDOC
Dành riêng cho vai trò admin của Cơ sở giáo dục ở cấp học TH, THCS, THPT
**1.** **Những nghiệp vụ mà vài trò Admin cần nắm, cần làm** Dùng eDoc thì admin của Nhà trường chỉ cần nắm và làm **3 nghiệp vụ** sau: \- **Thứ nhất:** Khai báo dữ liệu đầu vào để dùng eDoc, cấp tài khoản cá nhân cho người dùng trong toàn Trường \- **Thứ hai:** Tạo và up ảnh chữ ký mẫu của 100% nhân sự trong toàn Trường, ảnh con Dấu của Nhà trường lên eDoc \- **Thứ ba:** Khai báo chữ ký số của toàn Trường, chữ ký số của Nhà trường lên eDoc và phân công người đóng dấu ***Ghi chú:*** \- *Admin chỉ cần nắm các nghiệp vụ ở phần 2 bên dưới, không cần làm tất cả các nghiệp vụ khác* \- *Ngoài phần khai báo mới, chỉ cần nắm thêm nghiệp vụ chỉnh sửa những dữ liệu được khai báo (thỉnh thoảng dùng đến)* **2.** **Hướng dẫn chi tiết dành cho Admin Nhà trường** **2.1** **Phần kiến thức cơ bản cần nắm** **2.1.1 Đăng nhập vào phần mềm eDoc** **2.1.1.1 Đăng nhập trực tiếp** \- Mở phần mềm eDoc bằng đường link: [https://edoc.edu.vn](https://edoc.edu.vn/) \- Copy tên đăng nhập, dán vào ô “**Tên đăng nhập”** để tránh khả năng sai tên tài khoản \- Copy mật khẩu, dán vào ô **“Mật khẩu”** để tránh khả năng sai mật khẩu \- Click nút **“Đăng nhập bằng tài khoản eDoc”** để mở phần mềm eDoc **2.1.1.2** **Đăng nhập gián tiếp qua phần mềm SMAS (Áp dụng với Trường dùng phần mềm SMAS)** \- **Áp dụng:** Trong lúc Thầy/Cô đang dùng phần mềm SMAS trên máy tính và muốn mở cả phần mềm eDoc để sử dụng luôn \- **Cách mở:** Thầy/Cô chuyển qua giao diện trang chủ của phần mềm SMAS. Trên giao diện đó, Thầy/Cô nhìn khu vực **“Hệ sinh thái giáo dục”** rồi click vào biểu tượng quyển sách cạnh chữ “**Edoc**” để mở phần mềm eDoc. **2.1.1.3** **Đăng nhập gián tiếp qua tài khoản SSO** \- **Cách 1:** Vào trực tiếp qua trang| TT | Tên cột | Cách nạp dữ liệu vào cột đó |
| 1 | Họ và tên | Copy dữ liệu này từ danh sách có sẵn, dán vào File bằng cách dán giá trị. Lưu ý: Sau khi dán dữ liệu, nếu có chi tiết nào chưa chuẩn thì sửa lại cho chuẩn |
| 2 | Giới tính | Copy dữ liệu này từ danh sách có sẵn, dán vào File bằng cách dán giá trị. Lưu ý: Sau khi dán dữ liệu, nếu có chi tiết nào chưa chuẩn thì sửa lại cho chuẩn |
| 3 | Ngày tháng năm sinh | Copy thông tin từ danh sách có sẵn, dán vào đây. Lưu ý: Sau khi dán, nếu có chỗ nào sai thì sửa lại |
| 4 | Tổ chuyên môn | Tích chọn giá trị tương ứng với từng người, làm hết cả danh sách |
| 5 | Quản lý tổ chuyên môn | Nếu ai là Tổ trưởng hoặc Tổ phó của Tổ chuyên môn thì tích dấu “x” vào ô tương ứng ở cột này |
| 6 | Vị trí việc làm | Tích chọn 1 trong 3 giá trị có sẵn |
| 7 | Cấp dạy | Tích chọn giá trị có sẵn |
| 8 | CCCD | Đây là những mục không bắt buộc nhập. Nhưng nên nhập để sử dụng cho các việc tiếp theo. Cách nhập: Copy từ danh sách hiện có, nhập vào đây |
| 9 | Số điện thoại | Đây là những mục không bắt buộc nhập. Nhưng nên nhập để sử dụng cho các việc tiếp theo. Cách nhập: Copy từ danh sách hiện có, nhập vào đây |
| 10 | Đây là những mục không bắt buộc nhập. Nhưng nên nhập để sử dụng cho các việc tiếp theo. Cách nhập: Copy từ danh sách hiện có, nhập vào đây |
| TT | Tên cột | Cách nạp dữ liệu vào cột đó |
| 1 | Khối / nhóm lớp | Tích chọn một trong các giá trị có sẵn. Lưu ý: Làm bước này sau khi đã có “Tên lớp” |
| 2 | Tên lớp | Copy từ danh sách có sẵn, dán vào bằng cách dán giá trị |
| 3 | Giáo viên chủ nhiệm | Tích chọn tên của Giáo viên chủ nhiệm |
| 4 | Giáo viên phụ trách 1 | Bỏ trống |
| 5 | Giáo viên phụ trách 2 | Bỏ trống |
| 6 | Giáo viên phụ trách 3 | Bỏ trống |
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM EDOC
**Dành riêng cho vai trò Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Giám đốc, Phó giám đốc của các Cơ sở giáo dục từ cấp Mầm non trở lên** 1\. **Những nghiệp vụ cần nắm, cần làm** Dùng eDoc, Thầy/Cô thuộc các nhóm vai trò này thì chỉ cần nắm và làm **5 nghiệp vụ** sau: \- **Thứ nhất:** Sử dụng thành thạo nghiệp vụ **GIÁM SÁT, KIỂM TRA** **hoàn toàn** **TỪ XA** \- **Thứ hai:** Sử dụng thành thục các **BÁO CÁO** tổng hợp trên hệ thống eDoc để phục vụ công tác quản lý (Phân tích, điều hành, đánh giá, xây dựng kế hoạch, làm báo cáo,…) \- **Thứ ba:** Sử dụng thành thục nghiệp vụ **TRÌNH KÝ** một File sổ bất kỳ lên eDoc \- **Thứ tư:** Sử dụng thành thạo nghiệp vụ **KÝ DUYỆT** File sổ trên eDoc \- **Thứ năm:** Sử dụng thành thạo nghiệp vụ **TÌM và** **XEM** thông tin File sổ ở **mục “Sổ đã ban hành”** ***Ghi chú:*** \- *Không cần học, không cần nắm, không cần làm tất cả các nghiệp vụ khác.* \- *Nghiệp vụ Thứ ba, Thứ tư, Thứ 5 thì hoàn toàn giống với nhóm Giáo viên và Nhân viên.* **2. Hướng dẫn chi tiết** **2.1 Phần kiến thức cơ bản cần nắm** **2.1.1 Đăng nhập vào phần mềm eDoc** **2.1.1.1 Đăng nhập trực tiếp** \- Mở phần mềm eDoc bằng đường link: [https://edoc.edu.vn](https://edoc.edu.vn/) \- Copy tên đăng nhập, dán vào ô “**Tên đăng nhập”** để tránh khả năng sai tên tài khoản \- Copy mật khẩu, dán vào ô “**Mật khẩu**” để tránh khả năng sai mật khẩu \- Click nút “**Đăng nhập bằng tài khoản eDoc**” để mở phần mềm eDoc **2.1.1.2** **Đăng nhập gián tiếp qua phần mềm SMAS (Áp dụng với Trường dùng phần mềm SMAS)** \- Áp dụng: Trong lúc Thầy/Cô đang dùng phần mềm SMAS trên máy tính và muốn mở cả phần mềm eDoc để sử dụng luôn \- Cách mở: Thầy/Cô chuyển qua giao diện trang chủ của phần mềm SMAS. Trên giao diện đó, Thầy/Cô nhìn khu vực “**Hệ sinh thái giáo dục**” rồi click vào biểu tượng quyển sách cạnh chữ “**Edoc**” để mở phần mềm eDoc. **2.1.1.3** **Đăng nhập gián tiếp qua tài khoản SSO** \- **Cách 1:** Vào trực tiếp qua trangTÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM EDOC
Dành riêng cho vai trò Giáo viên, Nhân viên, Tổ trưởng/phó và tương đương của các Cơ sở giáo dục
**1. Những nghiệp vụ cần nắm, cần làm** Dùng eDoc thì các nhóm vai trò này ở Nhà trường chỉ cần nắm và làm 3 nghiệp vụ sau: \- **Thứ nhất:** Sử dụng thành thục nghiệp vụ **TRÌNH KÝ** một File sổ bất kỳ lên eDoc \- **Thứ hai:** Sử dụng thành thạo nghiệp vụ **KÝ DUYỆT** File sổ trên eDoc \- **Thứ ba:** Sử dụng thành thạo nghiệp vụ **TÌM** và **XEM** thông tin File sổ ở mục “**Sổ đã ban hành”** ***Ghi chú:*** \- *Nhân viên Văn thư thì có thêm nghiệp vụ **ĐÓNG DẤU** (sẽ Hướng dẫn riêng)* \- *Không cần học, không cần nắm, không cần làm tất cả các nghiệp vụ khác.* **2. Hướng dẫn chi tiết** **2.1 Phần kiến thức cơ bản cần nắm** **2.1.1 Đăng nhập vào phần mềm eDoc** **2.1.1.1 Đăng nhập trực tiếp** \- Mở phần mềm eDoc bằng đường link: [https://edoc.edu.vn](https://edoc.edu.vn/) \- Copy tên đăng nhập, dán vào ô **“Tên đăng nhập”** để tránh khả năng sai tên tài khoản \- Copy mật khẩu, dán vào ô “**Mật khẩu”** để tránh khả năng sai mật khẩu \- Click nút **“Đăng nhập bằng tài khoản eDoc”** để mở phần mềm eDoc **2.1.1.2 Đăng nhập gián tiếp qua phần mềm SMAS (Áp dụng với Trường dùng phần mềm SMAS)** \- **Áp dụng:** Trong lúc Thầy/Cô đang dùng phần mềm SMAS trên máy tính và muốn mở cả phần mềm eDoc để sử dụng luôn \- **Cách mở:** Thầy/Cô chuyển qua giao diện trang chủ của phần mềm SMAS. Trên giao diện đó, Thầy/Cô nhìn khu vực “**Hệ sinh thái giáo dục**” rồi click vào biểu tượng quyển sách cạnh chữ “**Edoc”** để mở phần mềm eDoc. **2.1.1.3 Đăng nhập gián tiếp qua tài khoản SSO** **-** **Cách 1:** Vào trực tiếp qua trang👤 Người thực hiện: Admin nhà trường 🖼️ Số lượng ảnh chữ ký mẫu: Mỗi người cần 2 ảnh: #### 📄 Ảnh 1: Ảnh chỉ có chữ ký * Dùng để dán vào những vị trí đã điền sẵn Họ và tên hoặc ký nháy. #### 📄 Ảnh 2: Ảnh có chữ ký + họ và tên Gồm 1 trong 2 loại: * Chữ ký + Họ và tên: Dán vào nơi chưa có Họ và tên. * Chữ ký + Họ và tên + chức danh: Dán vào nơi chưa có Họ và tên (và cần thêm chức danh). *** #### ✅ Yêu cầu đối với ảnh chữ ký * Định dạng ảnh: .png, .jpg, .jpeg, .jfif, .pjpeg, .pjp, .svg, .gif, .webp, .heic * Kích thước ảnh: Tỷ lệ rộng x cao = 3:2 (trong đó 200 ≤ rộng ≤ 279 pixel) *** #### 💡 Khuyến nghị * Nét ký: Dùng bút nét đậm, rõ ràng * Phạm vi ký: Vừa vặn trong viền khung ảnh, không bị cắt hoặc quá bé * Nội dung ảnh: Chỉ bao gồm chữ ký, họ tên, chức danh (nếu có). Không có chi tiết thừa (vệt mực, nền lạ) * Nền ảnh: Không cần xóa nền *** ### 🔧 Các bước thực hiện
| Bước | Nội dung thực hiện | Ghi chú |
| B1 | Tạo một folder trên máy tính (VD: Ảnh chữ ký_eDoc) | Để quản lý tập trung các file |
| B2 | Tải file mẫu (dùng cho B3) và lưu vào folder trên | File đã có sẵn, không chỉnh kích thước bảng |
| B3 | Mở file ở B2 và nhập danh sách nhân sự toàn Trường | Xóa hoặc ẩn dòng thừa |
| B4 | In file từ B3 ra giấy A4 | Dùng giấy trắng, đẹp, in rõ ràng |
| B5 | Mỗi người ký 2 mẫu chữ ký lên giấy đã in ở B4 | Dùng bút nét đậm, ký vừa vặn trong khung |
| B6 | Admin scan giấy chữ ký ở B5 thành 1 file PDF | Ảnh sáng, không có vệt mực dư |
| B7 | Lưu file PDF ở B6 vào folder ở B1 | Đảm bảo quản lý tập trung |
| B8 | Mở file PDF và file Excel danh sách để thao tác | PDF để cắt ảnh, Excel để đặt tên file |
| B9 | Mở Zalo, dùng công cụ cắt ảnh từ PDF | Cắt vừa phần chữ ký, không lấy khung |
| B10 | Lưu ảnh chữ ký vào folder ở B1 | Đặt tên file theo danh sách Excel |
#### Các bước thực hiện để đạt được các yêu cầu trên:
| Bước | Nội dung thực hiện | Ghi chú |
| B1 | Tạo một folder trên máy tính (ví dụ đặt tên: Ảnh chữ ký_eDoc) | Dùng để quản lý các file liên quan đến công việc này của toàn Trường |
| B2 | Lấy con dấu của Nhà trường, đóng 2 – 3 dấu lên một tờ giấy trắng (khổ A4, giấy phẳng, đẹp) | Đóng dấu cẩn thận để ảnh rõ nét, các dấu cách nhau vài cm để dễ cắt riêng từng ảnh |
| B3 | Admin scan tờ giấy ở bước B2 thành một file định dạng .pdf | Sử dụng máy scan tốt (ảnh sáng, không vệt mực, đảm bảo hình ảnh chân thực) |
| B4 | Lưu file PDF vừa tạo vào cùng folder ở bước B1 | Để quản lý tập trung, tiện sử dụng |
| B5 | Mở file PDF (ở bước B4) và phần mềm Zalo trên máy tính | Chuẩn bị thao tác cắt ảnh |
| B6 | Sử dụng tính năng trong Zalo để cắt ảnh con dấu từ file PDF | Chọn ảnh đẹp nhất, cắt theo hình vuông (hoặc gần vuông), viền ngoài cách con dấu chỉ vài mm |
| B7 | Lưu file ảnh con dấu vừa tạo vào cùng folder ở bước B1 | Đảm bảo quản lý tập trung và dễ tìm kiếm |
# Trong 1 Sổ, File này ký bằng chữ ký số, File khác lại không, có được không? Trong 1 Sổ, File này ký bằng chữ ký số, File khác lại không, có được không?  Chắc chắn là **ĐƯỢC**, và đây là tình huống rất bình thường trong thực tế triển khai tại các Nhà trường. Trong một Sổ có thể quản lý nhiều loại File sổ khác nhau: • Có File đã là văn bản hoàn chỉnh trước khi đưa lên eDoc. • Có File được đưa lên eDoc rồi mới thực hiện ký duyệt. Nguyên tắc xử lý rất rõ ràng: • File nào **cần ký** bằng Chữ ký số (CKS) **thì thực hiện ký**. • File nào **không cần ký** bằng CKS thì **không bắt buộc phải ký**.  Cách làm này **linh hoạt**, đúng quy định, **phù hợp thực tế** sử dụng và giúp Nhà trường quản lý hồ sơ nhẹ nhàng – hiệu quả – không ràng buộc máy móc. # Khi nào nên bắt buộc 100% Chữ ký trên File sổ đều là ký số? * Khi nào nên bắt buộc 100% Chữ ký trên File sổ đều là KÝ SỐ? *  Thông thường, c**hỉ nên áp dụng khi Nhà trường đã đáp ứng đầy** **đủ các điều kiện sau**: * **100% nhân sự** trong Trường đều đã có Chữ ký số (CKS) cá nhân để sử dụng. * 1**00% File sổ** trong Sổ đều cần ký và đủ điều kiện ký bằng CKS. * **Thói quen sử dụng** CKS đã phổ biến và ổn định trong toàn Trường. * **Quy chế sử dụng** Sổ đã quy định rõ và bắt buộc việc ký bằng CKS.  Khi chưa hội tụ đủ các điều kiện trên, việc linh hoạt kết hợp ký số và không ký số sẽ phù hợp thực tế hơn, giúp Nhà trường triển khai thuận lợi – không gây áp lực – không làm gián đoạn công việc mà vẫn đảm bảo đúng quy định. # Tất cả đã ký bằng Chữ ký số rồi, có cần dán ảnh chữ ký nữa không? Tất cả đã ký bằng Chữ ký số rồi, có cần dán ảnh chữ ký nữa không?  Luật **KHÔNG bắt buộc phải dán ẢNH CHỮ KÝ khi File sổ đã được ký bằng Chữ ký số (CKS)**. Tuy nhiên, trên thực tế việc này còn tùy thuộc vào quy định của địa phương hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Nhà trường đối với từng loại Sổ cụ thể. Chúng ta đều biết rằng: • **Ảnh chữ ký KHÔNG phải là Chữ ký số** (CKS) và **không thay thế giá trị pháp lý của CKS**. • Tuy vậy, theo thói quen sử dụng, nhiều Thầy/Cô vẫn muốn nhìn thấy hình ảnh chữ ký trực quan trên File để dễ theo dõi, đối chiếu.  Vì vậy, eDoc đã linh hoạt đáp ứng cả yêu cầu pháp lý lẫn thói quen sử dụng, giúp Nhà trường triển khai đúng quy định – thuận tiện – không cứng nhắc. # Muốn xem Chữ ký số trên File sổ thì làm thế nào? Muốn xem Chữ ký số trên File sổ thì làm thế nào?  Trước hết cần hiểu rõ: **Chữ ký số (CKS) KHÁC với chữ ký trên giấy**. **CKS không phải là ảnh chữ ký được dán lên File, mà là thông tin xác thực điện tử gắn trực tiếp vào File sổ.** Cách xem chữ ký số trong từng trường hợp: • Nếu **File sổ đang nằm trên eDoc**: Thầy/Cô click vào nút “**Xem chi tiết**” tại cột “**Thao tác**”, sau đó mở mục “**Thông tin CA**” để xem đầy đủ thông tin chữ ký số trên File sổ đó. • Nếu **File sổ đã tải về máy tính**: Thầy/Cô sử dụng **phần mềm chuyên dụng để đọc** File PDF, khi đó hệ thống sẽ hiển thị thông tin CKS gắn trên File.  Như vậy, CKS luôn có cách khả thi để kiểm tra được, chỉ là cách hiển thị khác với chữ ký giấy truyền thống. # Vì sao khi trình ký không thấy nút “Chèn ảnh ký và văn bản”? Đây là tình huống không phổ biến, nhưng vẫn có thể gặp trong quá trình sử dụng eDoc. • Nguyên nhân là sau khi File được tải lên eDoc để trình ký thì nó đang **KHÔNG** phải ở định dạng PDF. • Với các File chưa phải PDF, hệ thống sẽ không hiển thị nút “**Chèn ảnh ký và văn bản**”. • Nếu Thầy/Cô **cần chèn hình ảnh chữ ký trực tiếp lên File nào thì File đó bắt buộc phải ở định dạng PDF**.  Cách xử lý rất đơn giản: • Khi tải File lên eDoc, Thầy/Cô **tích chọn nút** "**Chuyển đổi định dang file sang định dạng PDF**". • Sau đó thực hiện **TRÌNH KÝ**, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ nút “**Chèn ảnh ký và văn bản**” để thao tác.  eDoc luôn đảm bảo: Đúng nghiệp vụ, đúng quy trình, linh hoạt theo nhu cầu thực tế của Nhà trường. # Nhà trường muốn đăng ký sử dụng eDoc thì làm thế nào? Việc đăng ký sử dụng eDoc hiện nay rất đơn giản, Nhà trường có thể thực hiện theo 2 trường hợp cụ thể sau:  **Trường hợp 1: Nhà trường chưa sử dụng phần mềm SMAS** • Nhà trường liên hệ **Tổng đài 1800 8000** (Nhánh 2) • Đây là kênh chính thống và nhanh nhất để được tư vấn, hỗ trợ đăng ký sử dụng eDoc • Bộ phận kỹ thuật Viettel sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước  **Trường hợp 2**: **Nhà trường đang sử dụng phần mềm SMAS** • Đăng nhập SMAS bằng tài khoản **Admin** • Tại trang chủ SMAS, **click vào biểu tượng eDoc** • **Nhập 3 thông tin** cơ bản theo hướng dẫn • Tích chọn “**Tôi đồng ý với …**” • Click nút “**Gửi yêu cầu**” • Chờ **khoảng 20 giây**, hệ thống xử lý là hoàn tất  eDoc được thiết kế để mỗi Nhà trường hoàn toàn chủ động thực hiện được công đoạn này. # Giáo viên có tự đăng ký sử dụng eDoc được không?  Giáo viên **KHÔNG** thể tự đăng ký sử dụng eDoc một cách độc lập. Việc đăng ký eDoc được thực hiện theo cấp quản lý của Nhà trường, cụ thể:  **Đăng ký dùng trải nghiệm** • Chỉ tài khoản **Admin hoặc Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng** của Nhà trường mới có quyền thực hiện • Giáo viên không có quyền tự đăng ký dưới danh nghĩa cá nhân  **Đăng ký sử dụng chính thức** • Do Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng thực hiện • Gửi yêu cầu đăng ký cho VIETTEL • Thao tác ngắn gọn, trực tiếp ngay trên trang chủ eDoc  Quy định này nhằm đảm bảo: Đúng thẩm quyền quản lý – đúng quy trình nghiệp vụ – thống nhất trong triển khai hồ sơ điện tử của toàn Nhà trường. # Dùng eDoc thì Giáo viên học gì là đủ để làm việc tốt rồi?  Với eDoc, **Giáo viên KHÔNG cần học nhiều**. **Chỉ cần nắm 3 nội dung cốt lõi dưới đây là đủ** để làm việc hiệu quả:  **Quan trọng số 1: TRÌNH KÝ** • Trình ký bất kỳ file sổ, hồ sơ lên eDoc • Thao tác đơn giản như gửi email • Là bước khởi đầu quan trọng nhất trong quy trình  **Quan trọng thứ 2: KÝ DUYỆT** • Thực hiện ký duyệt một hoặc nhiều file sổ • Đúng vai trò, đúng thẩm quyền được phân công • Giúp quy trình xử lý hồ sơ nhanh – gọn – minh bạch  **Thứ 3: TÌM & XEM FILE SỔ** • Tìm kiếm và xem các file sổ được ban hành đến mình • Không mất thời gian lục tìm hồ sơ giấy • Luôn nắm được thông tin đúng – đủ – kịp thời  eDoc được thiết kế theo nguyên tắc: Dễ học – dễ dùng – đúng với công việc thực tế của Giáo viên.  Vì vậy, **Giáo viên chỉ cần nắm đúng 3 nghiệp vụ này** là đã có thể sử dụng eDoc tốt và hiệu quả. # Dùng eDoc thì CBQL Nhà trường học gì là đủ cho công việc rồi?  Với eDoc, **Cán bộ quản lý (CBQL) Nhà trường không cần học nhiều. Chỉ cần thành thục 4 nội dung sau là đã đủ** để điều hành công việc hiệu quả:  **Quan trọng số 1: TRA CỨU SỔ & BÁO CÁO** • Sử dụng thành thạo mục Tra cứu sổ và Báo cáo • Nắm nhanh tình hình hồ sơ, sổ sách theo thời gian thực • Phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý – chỉ đạo – kiểm tra  **Quan trọng số 2: KÝ DUYỆT** • Thực hiện ký duyệt một hoặc nhiều file sổ trên eDoc • Đảm bảo đúng thẩm quyền – đúng quy trình • Giúp công việc xử lý nhanh – rõ – minh bạch  **Quan trọng thứ 3: TRÌNH KÝ** • Biết cách trình ký một file sổ lên eDoc khi cần • Phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận liên quan • Không bị gián đoạn trong luồng xử lý hồ sơ  **Thứ 4: TÌM & XEM FILE SỔ** • Tìm kiếm và xem các file sổ được ban hành đến mình • Không phụ thuộc hồ sơ giấy • Luôn chủ động trong nắm bắt thông tin  eDoc được thiết kế để: Hỗ trợ CBQL Nhà trường quản lý tổng thể – giảm tải thao tác hành chính – tăng hiệu quả điều hành Nhà trường. # Dùng eDoc thì vai trò Admin của Nhà trường chỉ cần học nghiệp vụ gì là đủ dùng tốt rồi? Dùng eDoc, **Admin Nhà trường không cần học nhiều**, không cần kỹ thuật phức tạp. **Thực tế, Admin chỉ cần nắm vững 3 nghiệp vụ sau:** **Thứ nhất: Khai báo dữ liệu ban đầu** Bao gồm: Tổ chuyên môn, nhân sự, lớp học, môn học, phân môn, phân công giảng dạy.  Thao tác 1 lần, dùng cả năm. **Thứ hai: Thiết lập chữ ký mẫu và con dấu của Nhà trường** Tạo và tải ảnh chữ ký mẫu của nhân sự toàn Trường, ảnh con dấu của Nhà trường lên hệ thống eDoc.  Làm một lần, dùng nhiều năm. **Thứ ba: Khai báo chữ ký số và phân quyền đóng dấu** Khai báo chữ ký số của Nhà trường, phân công người được phép đóng dấu.  Đảm bảo đúng thẩm quyền – đúng quy trình – đúng quy định.  Làm một lần, dùng nhiều năm.  Ngoài 3 nội dung trên, Admin không phải xử lý nghiệp vụ phát sinh hằng ngày. Phần còn lại, eDoc tự động vận hành theo phân quyền của từng vai trò trong Nhà trường. # Dùng eDoc có bắt buộc phải dùng SMAS hay không? **KHÔNG.** **Việc sử dụng phần mềm eDoc hoàn toàn KHÔNG phụ thuộc vào việc Nhà trường đang dùng hay không dùng bất kỳ phần mềm Quản lý nhà trường nào**. Cụ thể: • Nhà trường đang sử dụng SMAS, VnEdu hoặc phần mềm khác  Vẫn dùng eDoc bình thường – độc lập – không ảnh hưởng. • Nhà trường không sử dụng bất kỳ phần mềm Quản lý nhà trường nào  Vẫn triển khai eDoc đầy đủ chức năng – đúng quy trình – đúng quy định. • eDoc không ràng buộc nhà cung cấp  Nhà trường chủ động lựa chọn, không bị khóa hệ thống, không bị phụ thuộc nền tảng.  Dù ở bất kỳ tình huống nào, eDoc vẫn đảm bảo: • dễ dùng • thuận lợi cho Nhà trường • hiệu quả trong quản lý hồ sơ, sổ sách điện tử và ký duyệt # Người trình ký có cần KÝ NHÁY lên File sổ không? **CÓ. Ký nháy là việc NÊN thực hiện khi dùng eDoc.** Từ trước đến nay, khi sử dụng sổ giấy, văn bản giấy, **ký nháy đã là thông lệ quen thuộc** và cần thiết ở hầu hết các tổ chức. Khi chuyển sang sổ sách điện tử trên eDoc, nguyên tắc này vẫn được giữ nguyên, nhưng cách thực hiện đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều: • Người trình ký vẫn **ký nháy để xác nhận nội dung**  Đảm bảo đúng trách nhiệm nghiệp vụ như khi dùng sổ giấy. • Không cần ký nháy trên từng trang  eDoc hỗ trợ ký nháy trực tiếp trên File, nhanh gọn, rõ ràng. • Việc ký nháy giúp người ký duyệt yên tâm, xác nhận File đã được kiểm tra trước khi ký chính thức.  Tóm lại: **Ký nháy là việc nên làm khi dùng eDoc**, vừa đúng thông lệ, vừa đúng nghiệp vụ, nhưng đơn giản hơn rất nhiều so với sổ giấy. # Có dùng được eDoc ở trên MacBook không? **CÓ – chắc chắn là dùng được.** **Phần mềm eDoc hoạt động tốt trên mọi trình duyệt và hệ điều hành, bao gồm cả macOS trên MacBook.** Tuy nhiên, có một điểm kỹ thuật Thầy/Cô cần lưu ý: • **Các nhà cung cấp Chữ ký số (CKS) tại Việt Nam hiện nay**:  Đa số vẫn **sử dụng chuẩn kỹ thuật phụ thuộc môi trường Windows**. • Vì vậy, tính năng ký duyệt bằng CKS trên USB Token:  hiện chưa thực hiện được trực tiếp trên MacBook.  Điều quan trọng, chúng ta cần khẳng định rõ: • Đây là đặc thù chung của toàn bộ hệ thống CKS tại Việt Nam • Không phải do hạn chế của eDoc  Trên MacBook, Thầy/Cô vẫn: • tạo hồ sơ • trình ký • theo dõi quy trình • quản lý sổ sách điện tử hoàn toàn bình thường Chỉ riêng thao tác ký duyệt bằng USB Token cần thực hiện trên máy dùng hệ điều hành Windows. # Muốn bỏ nút tích bắt "Buộc ký CA" khi trình ký File sổ thì làm thế nào? Khi trình ký một File sổ trên eDoc, nếu thấy danh sách người ký đang mặc định bật “**Bắt buộc ký CA**”, trong khi Nhà trường không yêu cầu ký bằng Chữ ký số CA, thì **Admin Nhà trường** có thể **xử lý** như sau: • Truy cập **Danh mục Sổ** • Tìm đến Sổ đang cần điều chỉnh • Tại cột "**Thao tác**", click vào nút "**Cập nhật**" • Vào mục "**Đối tượng ký duyệt sổ**" • **Bỏ tích chọn tại ô** “**Bắt buộc ký CA**” • Nhấn nút "**Hoàn tất"** để lưu thay đổi  Sau khi cập nhật, người ký không còn bắt buộc phải ký bằng CA khi trình ký File sổ đó. # Muốn đưa File pdf (File đã được ký duyệt) lên eDoc thì làm thế nào? Đối với các **Sổ, Văn bản, Tài liệu đã có sẵn ở dạng File PDF** **(File đã được ký duyệt trước đó)**, Thầy/Cô hoàn toàn có thể đưa trực tiếp lên eDoc để quản lý tập trung theo cách rất đơn giản: • Tải File PDF đó lên hệ thống eDoc • Thực hiện tự trình – tự ký duyệt trên eDoc • **Không cần dùng Chữ ký số** (CKS) • **Không cần dán ảnh chữ ký** lên File  Sau khi hoàn tất, File PDF vẫn được quản lý đầy đủ trên eDoc như các File sổ khác.  Cách làm này đặc biệt phù hợp trong trường hợp: • Nhà trường đã có File sổ cũ lưu trữ ở nơi khác • Muốn đưa toàn bộ hồ sơ về quản lý tập trung trên eDoc • Thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác và lưu trữ lâu dài # Muốn scan sổ, tài liệu, văn bản trên Giấy để đưa lên eDoc quản lý cho tiện thì làm thế nào? Đối với các **Sổ, Văn bản, Tài liệu đang ở dạng giấy**, Thầy/Cô chỉ cần thực hiện theo đúng quy trình sau để đưa lên quản lý trên eDoc: • **Scan** tài liệu giấy thành File PDF • Tải File PDF đó lên hệ thống eDoc • Thực hiện tự trình – tự ký duyệt trên eDoc • **Không cần dùng Chữ ký số** (CKS) • **Không cần dán ảnh chữ ký** lên File  Sau khi hoàn tất, các loại Sổ giấy trước đây sẽ được quản lý đầy đủ, tập trung và thống nhất trên eDoc.  Cách làm này đặc biệt phù hợp trong trường hợp: • Đưa các Sổ giấy đang dùng trước khi dùng eDoc lên eDoc • Có nhu cầu số hóa để quản lý tập trung • Thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác và lưu trữ lâu dài # Muốn đổi màu giao diện của eDoc theo sở thích thì làm thế nào? Khi sử dụng eDoc, **Thầy/Cô hoàn toàn có thể** **tự chọn màu sắc và kiểu giao diện phù hợp với thói quen và sở thích cá nhân**. **Cách thực hiện rất đơn giản:** • **Bước 1**: Di chuột đến tên người dùng ở góc trên bên phải màn hình, click chọn mục “**Cấu hình giao diện**” • **Bước 2**: Chọn màu tại mục “**Giao diện**” rồi chọn kiểu hiển thị tại mục “**Màu menu**” • **Bước 3**: Nhấn nút “**Lưu**” và xem kết quả. Nếu thấy chưa ưng ý, Thầy/Cô có thể chọn lại cho đến khi phù hợp  Giao diện eDoc sẽ được cập nhật ngay, giúp Thầy/Cô thấy thoải mái hơn hoặc không bị khó chịu vì gặp màu sắc không ưu thích. # Muốn đặt lại mật khẩu dùng eDoc thì làm thế nào? Trong quá trình sử dụng eDoc, nếu **Thầy/Cô muốn đổi hoặc cập nhật lại mật khẩu** đăng nhập, hệ thống đã hỗ trợ thao tác rất nhanh và đơn giản, Thầy/Cô có thể chủ động thực hiện ngay. **Cách thực hiện như sau**: • **Bước 1**: Di chuột trái đến khu vực tên người dùng ở góc phải phía trên giao diện eDoc → Click chọn mục “**Hồ sơ và tài khoản**” • **Bước 2**: Tại mục “**Thông tin tài khoản**”, click chọn mục “**Đổi mật khẩu**” • **Bước 3**: Nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới vào các ô tương ứng trên hệ thống • **Bước 4**: Nhấn “**Cập nhật mật khẩu**” để hoàn tất  Sau khi cập nhật, eDoc thông báo đổi mật khẩu thành công thì mật khẩu mới sẽ có hiệu lực ngay. # Quên mật khẩu dùng eDoc thì làm thế nào? Trong trường hợp **Thầy/Cô bị quên mật khẩu đăng nhập eDoc**, hiện nay hệ thống đang hỗ trợ xử lý theo 2 tình huống cụ thể, rất rõ ràng và thuận tiện. **Cách xử lý như sau:** • **Trường hợp 1**: Tài khoản cá nhân Thầy/Cô liên hệ Admin của Nhà trường để được cấp lại mật khẩu đăng nhập eDoc. • **Trường hợp 2**: Tài khoản Admin Thầy/Cô liên hệ bộ phận hỗ trợ Viettel để được hỗ trợ ngay:  **Tổng đài 18008000 – nhánh 2**  Lưu ý: Trong Quý II/2026, hệ thống **eDoc sẽ bổ sung tính năng tự lấy lại mật khẩu**, giúp Thầy/Cô chủ động hơn khi sử dụng. # Admin của Nhà trường muốn đặt lại mật khẩu cho MỘT NGƯỜI thì làm thế nào? Trong trường hợp **cán bộ, giáo viên, nhân viên của Nhà trường bị quên mật khẩu hoặc cần đặt lại mật khẩu đăng nhập, Admin của đơn vị** hoàn toàn có thể **chủ động thực hiện trực tiếp trên hệ thống eDoc.** **Cách thực hiện như sau:** • **Bước 1**: Đăng nhập eDoc bằng tài khoản Admin • **Bước 2**: Vào mục “**Dữ liệu đơn vị**” → chọn mục “**Nhân sự**”→ Tìm người dùng cần đặt lại mật khẩu • **Bước 3**: Tại cột “**Thao tác**”, chọn “**Cấp lại mật khẩu**” • **Bước 4**: Nhập mật khẩu mới và nhập lại mật khẩu → Nhấn nút “**Lưu**” để hoàn tất  Sau khi lưu, người dùng có thể đăng nhập lại eDoc ngay bằng mật khẩu mới. # Admin của Nhà trường muốn đặt lại mật khẩu cho NHIỀU NGƯỜI thì làm thế nào? Trong trường hợp **nhiều cán bộ/giáo viên/nhân viên cùng lúc cần đặt lại mật khẩu**, hệ thống eDoc cho phép Admin thao tác hàng loạt, giúp tiết kiệm thời gian và quản lý rất thuận tiện. **Cách thực hiện như sau:** • **Bước 1**: Đăng nhập eDoc bằng **tài khoản Admin của Nhà trường** • **Bước 2**: Vào mục “**Dữ liệu đơn vị**” → Click chọn mục “**Nhân sự**” → **Tìm danh sách người dùng cần đặt lại mật khẩu** • **Bước 3**: Tích chọn nhiều người cần đặt lại mật khẩu trong cùng một lượt • **Bước 4**: Nhấn nút “**Cấp lại mật khẩ**u” • **Bước 5**: Nhập mật khẩu mới và nhập lại mật khẩu → Nhấn nút “**Lưu**” để hoàn tất  Sau khi lưu, tất cả người dùng đã chọn có thể đăng nhập lại eDoc ngay bằng mật khẩu mới. # Admin của Nhà trường muốn đặt lại mật khẩu cho TOÀN TRƯỜNG thì làm thế nào? Khi cần **đặt lại mật khẩu đồng loạt cho toàn bộ cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường** (Đầu năm học, chuyển hệ thống, chuẩn hóa tài khoản…), eDoc cho phép Admin thao tác chỉ trong vài bước, rất nhanh và an toàn. **Cách thực hiện cụ thể:** • **Bước 1**: Đăng nhập vào eDoc bằng **tài khoản Admin của Nhà trường** • **Bước 2**: Vào “**Dữ liệu đơn vị**” → Click chọn mục “**Nhân sự**”→ Tích chọn **ô vuông đầu tiên ở cột đầu tiên** để chọn toàn bộ danh sách nhân sự • **Bước 3**: Nhấn nút “**Cấp lại mật khẩu**” • **Bước 4**: Nhập mật khẩu mới và nhập lại mật khẩu → Nhấn nút “**Lưu**” để hoàn tất  Sau thao tác này, toàn bộ tài khoản trong trường sẽ được cập nhật mật khẩu mới đồng loạt. # Muốn tìm nhanh nhất các File sổ cần KÝ DUYỆT thì làm thế nào? Để tiết kiệm thời gian và không phải thao tác nhiều bước, eDoc đã thiết kế **lối đi nhanh nhất giúp người dùng truy cập trực tiếp danh sách File sổ cần ký duyệt**, áp dụng cho mọi vai trò trong nhà trường. **Cách thực hiện nhanh nhất và đầy đủ nhất:** • **Bước 1**: Tại trang chủ eDoc, tìm mục “**File sổ cần ký duyệ**t” (hiển thị ngay giữa màn hình) • **Bước 2**: Click chuột trái vào dòng chữ “**Xem chi tiết**” • **Bước 3**: Click vào **mũi tên bên phải dòng Số cần ký duyệt**  Hệ thống sẽ đưa thẳng đến giao diện **KÝ DUYỆT** các File sổ bên trong, không cần mở mục “**Sổ ký duyệt”**, thao tác nhanh hơn và tập trung đúng việc cần xử lý.  Đây là cách làm **NHANH NHẤT – ĐỦ NHẤT – ĐÚNG NGHIỆP VỤ** mà người dùng eDoc **nên áp dụng hằng ngày để không bỏ sót hồ sơ cần ký**. # Muốn mở Sổ nào đó để TRÌNH KÝ thì làm cách nào nhanh nhất? Để tiết kiệm thời gian và thao tác đúng trọng tâm, eDoc đã thiết kế lối đi nhanh giúp người dùng **đi thẳng vào giao diện TRÌNH KÝ của từng Sổ, không cần mở nhiều menu trung gian**.  **Đây là cách NHANH NHẤT** mà người dùng eDoc nên áp dụng, dù bạn ở vai trò nào. Cách thực hiện: • **Bước 1**: Tại trang chủ eDoc, tìm mục “**Sổ trình ký đã nộp**” • **Bước 2**: Với Sổ cần trình ký, chỉ cần click vào mũi tên bên phải của Sổ đó  Hệ thống sẽ đưa thẳng đến giao diện **TRÌNH KÝ** của Sổ đã chọn, **không cần mở mục** “**Sổ trình ký**”, thao tác **NHANH – ĐÚNG CHỖ – KHÔNG BỊ SÓT**.  Cách làm này giúp Thầy/Cô xử lý công việc liền mạch – tập trung – đúng quy trình, đặc biệt hiệu quả khi cần trình ký nhiều Sổ trong ngày. # Muốn mở Sổ nào đó để Đóng Dấu thì làm cách nào nhanh nhất? Để giúp Nhân viên Văn thư xử lý công việc nhanh – đúng – không nhầm bước, eDoc đã thiết kế **lối đi tắt trực tiếp đến giao diện ĐÓNG DẤU Sổ, không cần mở qua nhiều menu**.  **Đây là cách NHANH NHẤT** mà bất cứ Nhân viên Văn thư nhà trường nào cũng **nên sử dụng hằng ngày. Cách thực hiện:** • **Bước 1**: Tại trang chủ eDoc, tìm mục “**File sổ cần đóng dấu**” • **Bước 2**: Với Sổ cần đóng dấu, chỉ cần click vào mũi tên bên phải của Sổ đó  Hệ thống sẽ đi thẳng đến giao diện **ĐÓNG DẤU** của Sổ đã chọn, **không cần mở mục “Đóng dấu”,** thao tác nhanh – đúng việc – không bỏ sót hồ sơ.  Cách làm này hiệu quả trong mọi lúc, giúp mỗi Nhân viên Văn thư tiết kiệm được khá nhiều thời gian từ hoạt động **ĐÓNG DẤU** trong mỗi năm học. # Muốn tìm ra một Sổ bất kỳ để dùng thì làm cách nào nhanh nhất? **Khi sử dụng eDoc, dù bạn đang ở bất kỳ mục nào như Sổ trình ký, Sổ ký duyệt, Tra cứu sổ,…, thì cách nhanh nhất – chính xác nhất – ít tốn công sức nhất để tìm đúng Sổ cần dùng là tìm bằng TỪ KHÓA.**  Đây là phương pháp giúp bạn **không cần nhớ Sổ nằm ở đâu, không phải mở nhiều danh mục**. Cách tìm hiệu quả nhất: • Chỉ cần nhớ 2 điều:  Phương pháp: **Tìm Sổ bằng từ khóa**  **Từ khóa**: Một hoặc vài từ được “**cắt ra**” **từ TÊN SỔ** cần tìm • Nhập từ khóa vào ô tìm kiếm → hệ thống sẽ lọc và hiển thị đúng Sổ liên quan ngay lập tức. Cách làm này giúp người dùng eDoc: • **Tìm Sổ** **nhanh hơn rất nhiều** • **Tránh bị bào mòn sức lực** vì những thao tác không cần thiết • **Giữ cho đôi mắt khỏe mạnh** do không phải dò tìm • **Dành lại được kha khá thời gian** mỗi năm từ công việc để dành cho nghỉ ngơi hoặc làm việc khác # Muốn tạo định dạng văn bản NHẬN XÉT mặc định để sử dụng mỗi khi nhận xét lên File sổ thì làm thế **Khi thường xuyên viết NHẬN XÉT lên các File sổ trên eDoc, việc phải lặp đi lặp lại các thao tác chỉnh font – cỡ chữ – màu chữ – căn lề mỗi lần sẽ rất mất thời gian.**  Vì vậy, eDoc cho phép người dùng **thiết lập ĐỊNH DẠNG NHẬN XÉT MẶC ĐỊNH** để sử dụng lâu dài, làm 1 lần bớt đi hàng trăm lần chỉnh sửa, nhất quán và chuyên nghiệp. Cách thiết lập nhanh – đúng – hiệu quả: • **Bước 1**: Di chuyển chuột trái đến khu vực tên tài khoản eDoc ở góc phải phía trên của màn hình thao tác → Click chọn mục "**Thông tin ký duyệt**" → Click chọn mục "**Định dạng nhận xét**" • **Bước 2**: Tại mục Thông tin cấu hình, lựa chọn: • Font chữ • Cỡ chữ • Kiểu chữ • Màu chữ • Kiểu căn lề theo đúng nhu cầu sử dụng • **Bước 3**: Nhấn nút "**Lưu**" để hoàn tất  Sau khi thiết lập, **mỗi lần viết nhận xét trên File sổ**, hệ thống sẽ tự động áp dụng định dạng đã chọn, **không cần chỉnh lại định dạng văn bản.**  Cách làm này giúp người dùng eDoc: • **Giảm thời gian nhận xét** đi khoảng một nửa so với trước đây • Đảm bảo **thống nhất** hình thức • Xác lập phương pháp làm việc **chuyên nghiệp** trên từng việc nhỏ • **Loại bỏ hoàn toàn công đoạn thiết lập lại định dạng văn bản** cho nội dung nhận xét mỗi lần thực hiện trên eDoc # Muốn ảnh con dấu của Nhà trường trên eDoc có đường kính bằng với con dấu thật thì làm thế nào? Khi sử dụng ảnh con dấu trên eDoc, nhiều đơn vị băn khoăn liệu kích thước ảnh con dấu đó có bằng kích thước của con dấu thật hay không.  eDoc cho phép thiết lập chính xác đường kính ảnh con dấu, đảm bảo: • Đúng kích thước con dấu đang sử dụng tại đơn vị • Hiển thị cân đối, chuẩn mực trên File sổ • Thống nhất với hồ sơ giấy truyền thống  **Cách thiết lập đơn giản như sau:** • **Bước 1**: Đăng nhập eDoc bằng tài khoản Admin → di chuyển chuột trái đến vị trí tên tài khoản nằm ở góc phải phía trên của màn hình thao tác → Click chọn mục "**Thông tin ký duyệt**" • **Bước 2**: Chọn mục "**Ảnh con dấu và phân côn**g" • **Bước 3**: Tại ô "**Đường kính con dấu**", chúng ta nhập đúng con số đường kính con dấu thật của đơn vị → nhấn nút "**Lưu**"  Sau khi thiết lập, hệ thống eDoc sẽ áp dụng thống nhất kích thước ảnh con dấu trên các File sổ được đóng dấu trên eDoc. Nếu in ra giấy thì đường kính của con dấu đó đúng bằng con dấu thật. # Muốn XÓA một File sổ nào đó thì làm thế nào? Việc xóa File sổ trên eDoc không thực hiện tùy tiện, mà được kiểm soát chặt chẽ theo vai trò và cấu hình của Nhà trường, nhằm đảm bảo an toàn và đúng quy trình nghiệp vụ.  Để xóa được File sổ, cần thực hiện đúng 2 bước sau:  **Bước 1** **– Admin cho phép xóa File sổ**: • Admin vào mục "**Danh mục sổ**" • Tìm Sổ cần cho phép xóa File → Click vào nút "**Quản lý sổ**" trong cột "**Thao tác**" • Giao diện cấu hình hiện ra, click chọn mục "**Hủy và xóa file nộp sổ**" • Tại mục "**Xóa nộp sổ**", chọn các loại trạng thái File sổ mà Thầy/Cô muốn cho phép xóa • Nhấn nút "**Cập nhật**" để lưu cấu hình  Bước này nhằm mở quyền xóa File sổ theo đúng quy định quản lý của Nhà trường.  **Bước 2 – Người trình ký thực hiện xóa File**: • Vào mục "**Sổ trình ký**" • Tìm Sổ cần xóa ⇒ Tìm File sổ cần xóa • Nhấn nút "**Xóa**" ở cột "**Thao tác**" để hoàn tất  **Lưu ý quan trọng:** • Chỉ khi Admin cho phép, người Trình ký File sổ mới có thể xóa File sổ • Việc phân quyền rõ ràng giúp giảm thiểu vấn đề phát sinh do xóa nhầm File sổ không nên xóa • Đảm bảo an toàn và tính kiểm soát của hồ sơ điện tử cho cá nhân và cho cả Nhà trường # Muốn khôi phục một File sổ nào đó đã LỠ TAY XÓA nhầm thì làm thế nào? **Trong quá trình sử dụng eDoc, nếu lỡ tay xóa mất File sổ nào đó, Thầy/Cô không cần quá lo lắng.**  eDoc có cơ chế ghi nhận lịch sử thao tác và cho phép khôi phục lại File sổ đã xóa, nếu thực hiện đúng cách.  **Cách khôi phục File sổ đã xóa:** • **Bước 1**: Người đã xóa File sổ, di chuyển chuột trái đến khu vực tên người dùng ở góc phải phía trên màn hình → Click chọn mục "**Lịch sử sử dụng**" • **Bước 2**: Tìm File sổ cần khôi phục→ tại bộ lọc ở cột "**Hành động**", chọn loại hành động "**Xóa sổ trình ký**" • **Bước 3**: Nhấn nút "**Khôi phục dữ liệu**" → Giao diện mới hiện ra, tiếp tục nhấn nút "**Khôi phục**" để hoàn tất  Sau khi khôi phục, File sổ sẽ trở lại trạng thái trước khi bị xóa và tiếp tục sử dụng bình thường.  Điểm mạnh của cơ chế này: • Giảm rủi ro do thao tác nhầm • Bảo toàn dữ liệu quan trọng • Tăng độ an toàn khi sử dụng eDoc • Giúp người dùng yên tâm hơn trong quá trình sử dụng eDoc # Có vào được phần mềm eDoc bằng địa chỉ IP quốc tế không? Để đảm bảo an toàn hệ thống và dữ liệu, Viettel chặn các máy tính sử dụng địa chỉ IP quốc tế truy nhập vào các phần mềm của mình, trong đó có eDoc.  Vì vậy, **nếu thiết bị đang dùng IP ngoài Việt Nam, người dùng sẽ không đăng nhập được vào phần mềm eDoc**.  **Cách kiểm tra nhanh máy tính đang dùng IP trong hay ngoài Việt Nam**: • Trên máy tính, truy cập trang web: [**https://whatismyipaddress.com**](https://whatismyipaddress.com/?fbclid=IwZXh0bgNhZW0CMTAAYnJpZBExU2xXWUdvQnZ0SGFkTFFoYXNydGMGYXBwX2lkEDIyMjAzOTE3ODgyMDA4OTIAAR783_BshxSRgD3aieILr_5SmulQlVCGvLFCsOOo3QjsTM2Mb-cLX4hmOwYJRg_aem__xJySRrBxdI7MgOCEe266g) • Trang web sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về địa chỉ IP, bao gồm: Địa chỉ IP, Quốc gia đang sử dụng IP  Nếu hiển thị thông tin “**Country**" là "**Vietnam**” như ví dụ trong hình bên dưới → IP đang là IP trong nước → Truy cập eDoc bình thường.  Nếu hiển thị quốc gia khác → IP quốc tế → Cần chuyển về mạng trong nước (Tắt VPN, đổi mạng…).  Lưu ý quan trọng: • Không sử dụng VPN khi đăng nhập eDoc • Ưu tiên mạng nội địa tại Việt Nam • Đây là cơ chế bảo mật để bảo vệ dữ liệu Nhà trường