Giáo viên, Nhân viên, Tổ Trưởng/Phó
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Dành riêng cho vai trò Giáo viên, Nhân viên, Tổ trưởng/phó và tương đương của các Cơ sở giáo dục
1. Những nghiệp vụ cần nắm, cần làm
Dùng eDoc thì các nhóm vai trò này ở Nhà trường chỉ cần nắm và làm 3 nghiệp vụ sau:
- Thứ nhất: Sử dụng thành thục nghiệp vụ TRÌNH KÝ một File sổ bất kỳ lên eDoc
- Thứ hai: Sử dụng thành thạo nghiệp vụ KÝ DUYỆT File sổ trên eDoc
- Thứ ba: Sử dụng thành thạo nghiệp vụ TÌM và XEM thông tin File sổ ở mục “Sổ đã ban hành”
Ghi chú:
- Nhân viên Văn thư thì có thêm nghiệp vụ ĐÓNG DẤU (sẽ Hướng dẫn riêng)
- Không cần học, không cần nắm, không cần làm tất cả các nghiệp vụ khác.
2. Hướng dẫn chi tiết
2.1 Phần kiến thức cơ bản cần nắm
2.1.1 Đăng nhập vào phần mềm eDoc
2.1.1.1 Đăng nhập trực tiếp
- Mở phần mềm eDoc bằng đường link: https://edoc.edu.vn
- Copy tên đăng nhập, dán vào ô “Tên đăng nhập” để tránh khả năng sai tên tài khoản
- Copy mật khẩu, dán vào ô “Mật khẩu” để tránh khả năng sai mật khẩu
- Click nút “Đăng nhập bằng tài khoản eDoc” để mở phần mềm eDoc
2.1.1.2 Đăng nhập gián tiếp qua phần mềm SMAS (Áp dụng với Trường dùng phần mềm SMAS)
- Áp dụng: Trong lúc Thầy/Cô đang dùng phần mềm SMAS trên máy tính và muốn mở cả phần mềm eDoc để sử dụng luôn
- Cách mở: Thầy/Cô chuyển qua giao diện trang chủ của phần mềm SMAS. Trên giao diện đó, Thầy/Cô nhìn khu vực “Hệ sinh thái giáo dục” rồi click vào biểu tượng quyển sách cạnh chữ “Edoc” để mở phần mềm eDoc.
2.1.1.3 Đăng nhập gián tiếp qua tài khoản SSO
- Cách 1: Vào trực tiếp qua trang https://nentanggiaoduc.edu.vn/ rồi mở phần mềm eDoc
- Cách 2: Vào đường link: https://edoc.edu.vn rồi click nút “Đăng nhập qua SSO Edu Viettel” để mở giao diện đăng nhập vào eDoc bằng tài khoản SSO.
2.1.2 Tạo lối tắt trên trình duyệt Internet để dùng eDoc cho TIỆN
- Lợi ích: Không cần nhớ đường link, không cần tìm đường link, không lo nhầm đường link, mở phần mềm eDoc với tốc độ nhanh nhất.
- Thầy/Cô thực hiện theo hướng dẫn tại: https://www.youtube.com/watch?v=P3hnjnzT8kA
2.1.3 Đổi màu và kiểu giao diện của eDoc
- Thầy/Cô thực hiện theo hướng dẫn tại: https://www.facebook.com/share/p/1BPuY5VVY8/
2.1.4 Đổi mật khẩu cho tài khoản eDoc
- Thầy/Cô thực hiện theo hướng dẫn tại: https://www.facebook.com/share/p/17mJbkki1n/
2.2 Hướng dẫn các nghiệp vụ thường DÙNG HÀNG NGÀY
2.2.1 Nghiệp vụ TRÌNH KÝ File sổ lên eDoc
2.2.1.1 Trình ký một File sổ từ máy tính lên eDoc
- Bước 1: Tìm Sổ cần thực hiện trình ký File sổ
+ Với lần trình ký đầu tiên: Thầy/Cô vào mục “Sổ trình ký”, trên ô “Tìm kiếm sổ”, gõ TỪ KHÓA là toàn bộ tên chính xác của Sổ cần tìm hoặc một phần tên của Sổ đó. Từ khóa càng chính xác, càng RIÊNG thì tìm càng NHANH và càng CHÍNH XÁC.
+ Với lần trình ký thứ 2 trở đi, Thầy/Cô thực hiện theo hướng dẫn tại: https://www.facebook.com/share/p/1BogFuNGYe/
- Bước 2: Mở giao diện để tải File sổ lên eDoc
+ Sau khi mở Sổ cần dùng để Trình ký, Thầy/Cô click vào nút “Thêm mới” ở góc phải phía trên màn hình thao tác để thực hiện tiếp.
+ Chọn Kỳ nộp cho File sổ: Tích chọn KỲ NỘP cho File sổ (nếu cần)
+ Chọn Tổ chuyên môn (nếu có ô này): Tích chọn tên Tổ chuyên môn gắn với File sổ
+ Chọn Khối (nếu có ô này): Tích chọn KHỐI học gắn với File sổ
+ Chọn Lớp (nếu có ô này): Tích chọn LỚP học gắn với File sổ
+ Chọn Môn (nếu có ô này): Tích chọn MÔN HỌC gắn với File sổ
+ Chọn Phân môn (nếu có ô này): Tích chọn PHÂN MÔN gắn với File sổ
+ Chọn Thẻ (nếu có ô này): Tích chọn một hoặc nhiều THẺ TAG gắn với File sổ (nếu cần)
+ Nhập nội dung Ghi chú: Viết nội dung GHI CHÚ cho File sổ (nếu cần)
+ Đính kèm File sổ: Click nút “Đính kèm file” rồi chọn File sổ từ máy tính, nháy kép chuột trái để tải File sổ từ máy tính lên eDoc.
+ Click nút “Thêm và trình ký” để bắt đầu TRÌNH KÝ File sổ trên eDoc
- Bước 3: Chọn danh sách người ký duyệt File sổ
+ Trong giao diện “Danh sách đối tượng ký duyệt sổ”, ở cột “Họ và tên”, Thầy/Cô thêm danh sách người ký duyệt File sổ (nếu chưa có) bằng cách click vào dấu CỘNG và chọn người ký duyệt tương ứng. Nguyên tắc là:
ü Chữ ký đầu tiên là của chính người đang trình ký File sổ (chính mình).
ü Mỗi chữ ký chọn 1 DÒNG.
ü Chữ ký nào cần/được ký trước thì đặt lên DÒNG trên.
ü Chữ ký nào cần/phải ký sau thì đặt xuống DÒNG dưới.
+ Chọn “Thứ tự ký” cho các chữ ký: Bình thường, Thầy/Cô không cần tác động vào chỗ này, chỉ khi nào File sổ có từ 3 chữ ký trở lên và trong đó có từ 2 chữ ký trở lên được ký song song với nhau thì chọn số thứ tự ký cho các chữ ký đó cùng một con số. Chữ ký cuối cùng bắt buộc là con số lớn nhất và không trùng với các con số trước nó.
+ Sau khi chọn xong danh sách người ký duyệt lên File sổ, Thầy/Cô click nút “Chèn ảnh ký và văn bản” ở góc phải phía trên màn hình đang thao tác.
- Bước 4: Chèn ảnh ký File sổ
+ Trên File sổ đang mở, từ đầu trở về cuối File, Thầy/Cô tìm đến vị trí cần chèn ảnh chữ ký, tương ứng với chữ ký nào thì click vào ảnh chữ ký đó, kéo rê vào vị trí cần đặt trên File sổ (chỉnh lại kích cỡ ảnh chữ ký nếu cần), làm hết tất cả các ảnh chữ ký là xong.
+ Ngoài ra, nếu Thầy/Cô cần viết thêm nội dung gì lên File sổ đang mở thì đi đến vị trí định viết, click chuột phải, chọn “Chèn văn bản”, ô chữ nhật viền mờ hiện ra, Thầy/Cô click chuột trái vào đó 1 cái để mở giao diện nhập nội dung văn bản, nhập nội dung xong, kéo nội dung đó vào vị trí thích hợp rồi click 1 cái lên vị trí bất kỳ trên File sổ đang mở, sau đó thì click vào nút “Trình ký” ở góc phải phía trên màn hình đang thao tác để bắt đầu TRÌNH KÝ File sổ.
- Bước 5: Ký duyệt File sổ
+ Giao diện “Ký duyệt sổ” hiện ra, Thầy/Cô click vào nút “Ký duyệt sổ”
+ Giao diện “Xác nhận ký duyệt sổ” hiện ra, Thầy/Cô có thể viết thêm nội dung nhắn gửi đến người ký sau (nếu cần), đính thêm File khác để làm sở cứ (nếu cần), sau đó chọn kiểu ký duyệt:
ü Nếu ký duyệt mà không sử dụng Chữ ký số thì click nút “Ký duyệt” là xong.
ü Nếu ký duyệt mà sử dụng Chữ ký số thì click vào chữ “V” màu trắng nằm ngay bên phải nút “Ký số CA” để chọn loại Chữ ký số, sau đó thì click nút “Ký số CA” để ký duyệt. Tùy loại Chữ ký số khác nhau mà thao tác xác thực của loại Chữ ký số đó sẽ khác nhau.
- Bước 6: Xem kết quả thực hiện
+ Trên giao diện Sổ trình ký, Thầy/Cô tìm File sổ vừa trình ký, nhìn vào cột “Thao tác”, click chuột trái vào nút “Xem chi tiết” để kiểm tra kết quả.
+ Trong giao diện đó, ở mục “Tổng quan”, Thầy/Cô nhìn mục “2. Thông tin ký duyệt:” và xem danh sách người ký duyệt. Nếu mình là người ký duyệt đầu tiên lên File sổ đó và ở cột “Trạng thái” hiện thông tin người đầu tiên “Đã ký duyệt” thì đã trình ký thành công File sổ rồi.
Một số video hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ TRÌNH KÝ để tham khảo:
- Video 1: https://www.youtube.com/watch?v=iNxyTbPrcs0
- Video 2: https://www.youtube.com/watch?v=qKFSuSD82dc
- Video 3: https://www.youtube.com/watch?v=3NVQhn1NmC4
2.2.1.2 Trình ký một File sổ từ phần mềm SMAS sang eDoc
- Trên phần mềm SMAS:
+ Bước 1: Thầy/Cô tìm Sổ cần trình ký, thiết lập ĐẦY ĐỦ và ĐÚNG tất cả các nội dung cần thiết như khi dùng để in Sổ đó ra giấy và đem trình ký bằng Sổ giấy.
+ Bước 2: Thầy/Cô click nút “Trình ký eDoc”, sau đó chọn các tham số cần thiết, phù hợp với File sổ đang trình ký rồi click tiếp nút “Trình ký eDoc”.
- Trên phần mềm eDoc:
+ Bước 1: Thầy/Cô vào mục “Sổ trình ký”, thực hiện TÌM KIẾM Sổ đang trình ký theo cách như hướng dẫn tại: https://www.facebook.com/share/p/1RBa2Tu9X6/
+ Bước 2: Thầy/Cô thực hiện TÌM KIẾM File sổ cần trình ký, sau đó click nút “Cập nhật trình ký” ở cột “Thao tác” để mở giao diện trình ký File sổ.
+ Bước 3: Thầy/Cô tạo danh sách người ký duyệt File sổ, chèn ảnh chữ ký,… như đối với trình ký một File sổ lấy File từ máy tính lên eDoc (đã hướng dẫn ở trên)
2.2.1.3 Nghiệp vụ NHẬN XÉT lên File sổ do mình trình ký
- Bước 1: Thầy/Cô mở Sổ chứa File sổ cần nhận xét bằng cách như hướng dẫn tại đây https://www.facebook.com/share/p/1BogFuNGYe/
- Bước 2: Tìm File sổ cần nhận xét (Tìm bằng công cụ tìm kiếm), sau đó click vào nút “Nhập nhận xét” ở cột “Thao tác” để mở giao diện mới.
- Bước 3: Tìm vị trí cần nhận xét lên File sổ, click chuột PHẢI rồi chọn “Chèn văn bản”. Hình chữ nhật viền nét đứt hiện ra thì click chuột TRÁI vào đó để mở giao diện nhận xét.
- Bước 4: Nhập nội dung nhận xét bằng nội dung mẫu hoặc copy bên ngoài dán vào hoặc gõ trực tiếp vào vùng “Nội dung hiển thị”, căn chỉnh định dạng văn bản (nếu cần).
- Bước 5: Click chuột trái vào nội dung nhận xét, giữ chuột để di chuyển nội dung nhận xét đến vị trí thích hợp rồi click nút “Lưu nhận xét” ở góc phải phía trên màn hình đang thao tác.
- Bước 6: Ký xác nhận để hoàn thành.
2.2.2 Nghiệp vụ KÝ DUYỆT File sổ trên eDoc
2.2.2.1 Ký duyệt File sổ trên eDoc
- Bước 1: Tìm kiếm File sổ đang chờ mình KÝ DUYỆT
Thực hiện theo hướng dẫn tại đây: https://www.facebook.com/share/p/1CbU6e79Kz/
- Bước 2: Mở Sổ có File sổ chờ KÝ DUYỆT
Thực hiện theo hướng dẫn tại đây: https://www.facebook.com/share/p/1CbU6e79Kz/
- Bước 3: Tìm kiếm File sổ cần ký duyệt
+ Sử dụng tính năng TÌM KIẾM để tìm bằng một hoặc nhiều điều kiện kết hợp
+ Tìm kiếm bằng mắt thường: Tự mình dò tìm
- Bước 4: Xem thông tin File sổ cần ký duyệt
+ Với một File sổ chờ ký, Thầy/Cô nhìn vào cột “Thao tác”, click chuột trái vào nút “Xem chi tiết” để xem các thông tin cần thiết (Nếu muốn).
+ Click mở File sổ đang chờ ký để xem nội dung, kiểm tra xem có thiếu ảnh chữ ký của mình không. Nếu thiếu thì tiến hành chèn ảnh chữ ký của mình lên File sổ bằng cách click vào nút “Chèn ảnh ký và văn bản” như ví dụ trong hình bên dưới.
Bước 5: Chèn ảnh chữ ký, nhận xét lên File sổ chờ ký duyệt
+ Nếu muốn chèn ảnh chữ ký còn thiếu lên File, Thầy/Cô click chuột trái vào ảnh chữ ký ở bên phải, kéo rê đến vị trí cần dán rồi nhà chuột ra, chỉnh lại kích thước ảnh (nếu cần).
+ Nếu muốn chèn nội dung nhận xét lên File sổ trước khi ký duyệt, Thầy/Cô đi đến vị trí định viết, click chuột phải, chọn “Chèn văn bản”, ô chữ nhật viền mờ hiện ra, Thầy/Cô click chuột trái vào đó 1 cái để mở giao diện nhập nội dung văn bản, nhập nội dung xong, kéo nội dung đó vào vị trí thích hợp rồi click 1 cái lên vị trí bất kỳ trên File sổ đang mở, sau đó thì click vào nút “Lưu và ký duyệt” ở góc phải phía trên màn hình đang thao tác để bắt đầu KÝ DUYỆT File sổ.
- Bước 6: Ký duyệt File sổ
+ Ký duyệt đơn lẻ 1 File sổ:
ü Giao diện “Ký duyệt sổ” hiện ra, Thầy/Cô click vào nút “Ký duyệt sổ”
ü Giao diện “Xác nhận ký duyệt sổ” hiện ra, Thầy/Cô có thể viết thêm nội dung nhắn gửi đến người trình ký (nếu cần), đính thêm File khác (nếu muốn), sau đó chọn kiểu ký duyệt:
ü Nếu ký duyệt mà không sử dụng Chữ ký số thì click nút “Ký duyệt” là xong.
ü Nếu ký duyệt mà sử dụng Chữ ký số thì click vào chữ “V” màu trắng nằm ngay bên phải nút “Ký số CA” để chọn loại Chữ ký số, sau đó thì click nút “Ký số CA” để ký duyệt. Tùy loại Chữ ký số khác nhau mà thao tác xác thực của loại Chữ ký số đó sẽ khác nhau
+ Ký duyệt hàng loạt nhiều File sổ:
ü Sau khi đã thực hiện xong đến Bước 5 đối với các File sổ, Thầy/Cô muốn ký duyệt đồng thời nhiều File sổ cùng lúc cho NHANH thì click vào nút “Ký hàng loạt” ở góc phải phía trên màn hình đang thao tác.
ü Giao diện mới hiện ra, tích chọn các File sổ cần ký, sau đó click nút “Ký hàng loạt” để ký duyệt: Nếu không cần dùng Chữ ký số thì sẽ ký luôn, nếu cần dùng Chữ ký số thì thực hiện thêm bước xác thực để ký duyệt là xong.
2.2.2.2 Từ chối ký duyệt File sổ trên eDoc
- Cách 1: Từ chối ký duyệt chỉ comment ngoài File, không đính kèm File
+ Nếu đang mở File sổ thì Thầy/Cô click vào nút “Từ chối” ở góc phải phía trên giao diện thông tin File sổ đang xem. Giao diện mới hiện ra, Thầy/Cô nhập nội dung comment vào ô “Nội dung từ chối …”, sau đó click vào nút “Từ chối” là xong.
+ Nếu đang ở giao diện “Sổ ký duyệt”, Thầy/Cô tìm File sổ cần từ chối ký duyệt, trên cột “Thao tác”, click vào nút “Từ chối”, giao diện mới hiện ra, Thầy/Cô nhập nội dung comment vào ô “Nội dung từ chối …”, sau đó click vào nút “Từ chối” là xong.
Cụ thể như mô tả trong hình bên dưới:
- Cách 2: Từ chối ký duyệt vừa comment ngoài File vừa đính kèm File
+ Nếu muốn đính kèm File nào đó lấy từ máy tính lên, Thầy/Cô làm như Cách 1 nhưng ngoài nội dung comment, Thầy/Cô click vào biểu tượng “Đính kèm file” rồi tải File từ máy tính lên, sau đó click vào nút “Từ chối” là xong.
- Cách 3: Từ chối ký duyệt kèm File sổ đã comment trực tiếp trên File sổ trình ký.
+ Trên giao diện File sổ đang mở, Thầy/Cô thực hiện đánh dấu, comment trực tiếp lên File sổ bằng các nút công cụ ở góc phải phía trên màn hình như ví dụ trong hình bên dưới:
+ Sau khi comment và đánh dấu xong, Thầy/Cô click vào nút “Từ chối” như trong hình bên trên để thực hiện tiếp.
+ Nhập nội dung cần nhắn nhủ với người trình ký File sổ vào ô “Nội dung từ chối …”, sau đó tích chọn nút “Đính kèm file đang thao tác trên giao diện ứng dụng” rồi click nút “Từ chối” như mô tả trong hình bên dưới:
2.2.2.3 Nghiệp vụ NHẬN XÉT lên File sổ do mình ký duyệt
- Bước 1: Thầy/Cô mở Sổ chứa File sổ cần nhận xét bằng cách vào mục “Sổ ký duyệt”
- Bước 2: Tìm File sổ cần nhận xét (Tìm bằng công cụ tìm kiếm), sau đó click vào nút “Nhập nhận xét” ở cột “Thao tác” để mở giao diện mới.
- Bước 3: Tìm vị trí cần nhận xét lên File sổ, click chuột PHẢI rồi chọn “Chèn văn bản”. Hình chữ nhật viền nét đứt hiện ra thì click chuột TRÁI vào đó để mở giao diện nhận xét.
- Bước 4: Nhập nội dung nhận xét bằng nội dung mẫu hoặc copy bên ngoài dán vào hoặc gõ trực tiếp vào vùng “Nội dung hiển thị”, căn chỉnh định dạng văn bản (nếu cần).
- Bước 5: Click chuột trái vào nội dung nhận xét, giữ chuột để di chuyển nội dung nhận xét đến vị trí thích hợp rồi click nút “Lưu nhận xét” ở góc phải phía trên màn hình đang thao tác.
- Bước 6: Ký xác nhận để hoàn thành.
2.2.3 Nghiệp vụ TÌM và XEM thông tin File sổ được BAN HÀNH đến cho chính mình
- Bước 1: Mở mục “Sổ đã ban hành”
- Bước 2: TÌM kiếm File sổ cần xem bằng một hoặc nhiều điều kiện tìm kiếm
+ Tìm theo tên Sổ hoặc tên File sổ hoặc theo ghi chú, theo Thẻ Tag
+ Tìm Sổ trong ô “Danh mục sổ”
+ Tìm theo điều kiện “Người ban hành” File sổ cần tìm
+ Tìm theo điều kiện “Thời gian ban hành” File sổ cần tìm
- Bước 3: Sau khi tìm thấy File sổ cần tìm, XEM chi tiết File sổ
+ Xem thông tin chi tiết về File sổ: Click nút “Xem chi tiết” ở cột “Thao tác”
+ Xem cụ thể nội dung của File sổ: Click nút “Xem file” ở cột “Thao tác”
Last updated